Que prévoir pour une réunion publique ?

Pour une réunion publique, les achats ne se limitent pas au café et aux biscuits. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, le buffet, la vaisselle et tout le matériel nécessaire aux présentations. Comptez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les boissons, les gobelets et les portions. Cette liste vous aide à vérifier les fournitures avant les courses et à repérer ce qui est souvent réservé trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 75
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Pointeur laserqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Piles rechargeablesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 85
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Porte-nomsqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Ruban adhésifqté 4
Matériel d’écritureqté 20
Chevalets de conférenceqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 150 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Pain sans gluten - 2 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Branches de céleri - 4
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Olives - 2 kilogrammes
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Wraps vegan - 40 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Quiche végétarienne - 4 pièces
- Quiche vegan - 2 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Crackers - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Vinaigrette balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Paprika en poudre - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge, surtout si la réunion dure plus de deux heures.
Pour le café et le thé, comptez au moins 1 tasse par participant à l’accueil et une deuxième pendant la pause. Vérifiez que le nombre de tasses, de cuillères et de points d’eau correspond aux machines à café et aux bouilloires disponibles.
Achetez ou réservez la vaisselle pour le nombre maximal de participants, avec 10 % de pièces supplémentaires. Les assiettes de dessert, les verres à eau et les couverts sont souvent oubliés lorsque le traiteur ne fournit que le buffet.
Prévoyez au moins un câble HDMI et un adaptateur par ordinateur ou intervenant susceptible de présenter. Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges au plus tard la veille.
Préparez l’accueil avec une table, les badges nominatifs et la liste d’inscription imprimée. Imprimez cette liste en deux exemplaires et gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion publique ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour couvrir les inscriptions tardives et les besoins imprévus.
Quelle quantité de café faut-il pour une réunion ?: Prévoyez 1 tasse par personne à l’accueil et une deuxième pendant la pause. Pour 50 participants, cela représente environ 100 tasses, avec un peu de marge pour les intervenants et l’équipe.
Combien de vaisselle faut-il acheter pour un buffet ?: Prévoyez une assiette, un verre et un couvert par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 personnes, préparez donc environ 88 pièces de chaque type utilisé.
Quand tester le matériel d’une réunion publique ?: Faites un premier test complet au plus tard la veille, puis vérifiez les branchements et les piles 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez au moins un câble HDMI, un adaptateur et des piles rechargeables de secours.

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