Was du für ein Townhall-Meeting brauchst

Bei einem Townhall-Meeting müssen Anmeldung, Präsentationen, Wortmeldungen und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Neben Projektor und Mikrofonen werden oft Adapter, Ersatzbatterien, genügend Gläser und zusätzliches Geschirr vergessen. Plane Mobiliar und Technik nicht nur für den Saal, sondern auch für Registrierung, Referierende und Buffet. Die vollständige Liste bündelt 55 benötigte Dinge, damit du Einkauf, Leihmaterial und Aufbau rechtzeitig koordinieren kannst.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 75
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
Rednertisch
HockerAnz. 4

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 5
LaserpointerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
Wiederaufladbare BatterienAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
BestecksetsAnz. 85
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 80
NamensschildhalterAnz. 12
WegweiserAnz. 8
KlebebandAnz. 4
SchreibmaterialAnz. 20
FlipchartsAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 4
StifteAnz. 24

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 150 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pils - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilogramm
- Mini-Sandwiches - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 6 Brote
- Mehrkornbrot - 6 Brote
- Glutenfreies Brot - 2 Brote
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1,5 Kilogramm
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Eiersalat - 1 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilogramm
- Rucola - 6 Beutel
- Paprika - 12 Stück
- Karotten - 2 Kilogramm
- Stangensellerie - 4 Köpfe
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilogramm
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 6 Tüten
- Oliven - 2 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Vegane Wraps - 40 Stück
- Hähnchenwraps - 60 Stück
- Vegetarische Quiche - 4 Stück
- Vegane Quiche - 2 Stück
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Cracker - 8 Packungen
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Balsamico-Dressing - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Paprikapulver - 1 Glas
- Servietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 250 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Backpapier - 2 Rollen
- Frischhaltedosen - 20 Stück
- Müllsäcke - 40 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch, Stühle und Namensschilder ein. Lege die gedruckte Anmeldeliste und Schreibmaterial spätestens 30 Minuten vor Einlass bereit.
Prüfe die Präsentationstechnik mit dem tatsächlichen Laptop und allen HDMI-Adaptern. Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 60 Minuten vor Beginn.
Rechne pro anwesender Person mit einem Wasserglas und halte zusätzlich Gläser für Referierende bereit. Wasser sollte bereits am Rednertisch und an den Sitzplätzen stehen.
Für Kaffee und Tee brauchst du neben Kaffeemaschinen und Wasserkochern auch ausreichend Kaffeetassen, Dessertteller und Bestecksets. Stelle Heißgetränke spätestens 15 Minuten vor dem offiziellen Start bereit.
Plane das Buffet mit Servierschalen, Servierzangen und Servierlöffeln statt nur mit Tellern. Kontrolliere die Cateringmengen nach Ablauf der Anmeldefrist und kaufe fehlende Artikel spätestens am Vortag nach.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Townhall-Meeting?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Sitzplätze, Buffet und Referierende sowie Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Verbindungen, Mikrofone und Lautsprecher. Ergänze Geschirr, Gläser, Besteck, Kaffeemaschinen und Wasserkocher für die Verpflegung.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Townhall-Meeting?: Plane mindestens ein Dinner-Teller-, Dessertteller-, Besteck- und Wasserglas-Set pro angemeldeter Person ein. Für Nachschub und Bruch sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei einem Buffet.
Welche Technik muss ich für ein Townhall-Meeting einpacken?: Nimm Projektor, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, passende HDMI-Adapter, Präsentationsklicker und Laserpointer mit. Für Ton gehören Funkmikrofone, Mikrofonständer und Lautsprecher dazu; teste alles mindestens 60 Minuten vorher.
Wann sollte ich die Einkaufsliste für das Townhall-Meeting prüfen?: Prüfe die Liste nach Ende der Anmeldungen und noch einmal am Vortag. Am Veranstaltungstag bleiben dann nur Kühlboxen, Getränke, Kaffee, Tee und frische Snacks zu kontrollieren.

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