Qué necesitas para una reunión plenaria

Una reunión plenaria necesita más que una sala, sillas y una presentación. La compra debe cubrir el registro, las ponencias, el café, el buffet y las necesidades técnicas de todos los asistentes. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade un pequeño margen para evitar quedarte sin vasos, café o material de conexión. Revisa también con tiempo qué aporta el recinto y qué debes llevar tú.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 75
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de oradores
Taburetescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 5
Cables alargadorescant. 5
Puntero lásercant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Baterías recargablescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Cubiertoscant. 85
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 80
Portanombrescant. 12
Carteles de señalizacióncant. 8
Cinta adhesivacant. 4
Material de escrituracant. 20
Pizarras de rotafoliocant. 2
Papel para rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 150 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Pan de molde blanco - 6 panes
- Pan multigrano - 6 barras
- Pan sin gluten - 2 panes
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Brie - 1 kilogramo
- Queso crema - 1 kilogramo
- Jamón cocido - 1,5 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilogramo
- Hummus - 1,5 kilogramo
- Ensalada de huevo - 1 kilogramo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Rúcula - 6 bolsas
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Apio - 4 tallos
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Fresas - 3 kilogram
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 2 kilogram
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Wraps veganos - 40 unidades
- Wraps de pollo - 60 unidades
- Quiche vegetariana - 4 unidades
- Quiche vegana - 2 unidades
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Crackers - 8 paquetes
- Mayonesa - 2 liter
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Vinagreta balsámica - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 250 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de horno - 2 rollos
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y, después, aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Incluye agua además de las bebidas previstas para el catering.
Para el café y el té, calcula 2 tazas por persona si la reunión dura media jornada y 3 si ocupa casi todo el día. Comprueba que las máquinas de café y las teteras estén disponibles y funcionando.
Lleva vajilla para el número total de asistentes, más un 10 % de reserva: platos, vasos, tazas, copas y cubiertos. En un buffet también necesitarás bandejas, pinzas y cucharones; suelen olvidarse aunque la comida ya esté contratada.
Reserva al menos un adaptador HDMI, una regleta y un cable alargador de repuesto por cada sala con presentaciones. Prueba el portátil, el proyector, los micrófonos y los altavoces como conjunto, no solo por separado.
Prepara el material de registro antes de que llegue el primer participante: mesa, lista impresa y tarjetas de nombre. Guarda baterías recargables, el puntero láser y el clic de presentación junto al portátil para no buscarlos durante la primera ponencia.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una reunión plenaria?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por persona por cada hora adicional. Añade agua y deja un margen de alrededor del 10 % para imprevistos.
¿Cuánta vajilla hace falta por asistente?: Compra o reserva una unidad por persona de cada pieza que se vaya a utilizar y añade un 10 % extra. Para una reunión de 50 personas, eso significa disponer de al menos 55 unidades de cada elemento necesario.
¿Cuánto café y té debo comprar para una plenaria?: Para media jornada, calcula 2 tazas por persona; para una jornada larga, 3. Confirma como mínimo 3 días antes si el recinto aporta máquinas de café, teteras, tazas y cucharillas.
¿Cuándo debo comprobar el material técnico?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y vuelve a revisar las conexiones al montar la sala. Lleva adaptadores HDMI, cables alargadores y baterías de repuesto, porque suelen ser los elementos que faltan a última hora.

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