Que faut-il prévoir pour une réunion overland ?

Une réunion overland demande plus que des tables et des boissons. Il faut prévoir un espace couvert, du mobilier pliant, une vaisselle réutilisable, de quoi garder les aliments et les boissons au frais, ainsi qu’un éclairage autonome. La liste comprend 50 éléments pour installer l’accueil, le buffet, les repas et les zones de circulation. Vérifiez les stocks quelques jours avant, puis regroupez les achats et le matériel par usage pour ne rien oublier le jour du montage.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4
Compresseur d’air
Câbles de démarrageqté 2
Câbles de remorquageqté 2
Kits d’outils de baseqté 2
Kits de réparation de pneusqté 2
Cricsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8
Lampes frontalesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Panneaux d’orientationqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 4
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 kilo
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Pommes de terre - 12 kilos
- Hamburgers de bœuf - 5 kilo
- Burgers végétariens - 2 kilos
- Pains à hamburger - 60 pièces
- Roquette - 1 kilo
- Tomates - 3 kilos
- Concombres - 2 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Oignons - 2 kilo
- Ail - 6 têtes
- Champignons - 2 kilos
- Épis de maïs - 50 pièces
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce barbecue - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Arachides - 2 kilos
- Biscuits - 6 paquets
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Citrons - 2 kilo
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez une tente de réception et les tables associées avant de confirmer l’aménagement : le mobilier doit être chargé et installé avant le buffet et les zones de repas.
Comptez la vaisselle réutilisable selon le nombre d’inscrits, avec une marge d’environ 10 % pour les remplacements pendant le service. Ajoutez des plateaux et des couverts de service séparés.
Mettez les glacières et les pains de glace au frais la veille. Les boissons doivent être refroidies avant l’arrivée des participants, pas au dernier moment.
Regroupez les machines à café, bouilloires, thermos et bouteilles de gaz dans une caisse dédiée. Testez les brûleurs, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant.
Prévoyez un éclairage pour les tables et les accès : testez les guirlandes LED et les lanternes avant le montage, puis chargez les stations de recharge et les haut-parleurs Bluetooth la veille.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et d’assiettes faut-il prévoir par personne ?: Prévoyez au minimum un gobelet et une assiette par personne, plus une marge de 10 %. Pour 40 participants, cela représente 44 gobelets et 44 assiettes afin de couvrir les pertes ou les changements pendant le repas.
Quand faut-il mettre les boissons au frais pour une réunion overland ?: Mettez-les dans les glacières avec les pains de glace la veille, idéalement 12 à 24 heures avant le début de la réunion. Les boissons seront ainsi froides dès l’arrivée des participants.
Combien de temps avant faut-il tester l’éclairage et le matériel électrique ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant : guirlandes LED, lanternes, rallonges, multiprises et stations de recharge. Gardez ensuite les câbles regroupés pour éviter une installation précipitée sur place.
Que faut-il prévoir pour le buffet et la préparation des aliments ?: Prévoyez des tables de buffet, des plateaux, des couverts de service, des planches à découper et des couteaux adaptés. Installez le buffet au moins 30 minutes avant le service et gardez les aliments nécessitant du froid dans les glacières jusqu’au dernier moment.

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