Que faut-il prévoir pour une réunion de conseil de quartier ?

Pour une réunion de conseil de quartier, prévoyez à la fois l’accueil, les documents et le matériel de présentation. Les achats concernent surtout le café, le thé, l’eau, les encas et la vaisselle, tandis que les fournitures facilitent les échanges et l’émargement. Comptez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une petite réserve pour les arrivées imprévues. Vérifiez aussi les câbles, les multiprises et les adaptateurs au moins la veille : ce sont les éléments les plus souvent oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de présentation

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateauxqté 4

Papeterie

Badges nominatifsqté 70
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70
Papier d’impressionqté 250
Chemises de présentationqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2
Balai

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Baguettes complètes - 8 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 1 kilogramme
- Fromage végétarien - 1 kilogramme
- Houmous - 6 barquettes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Pommes - 70 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Gants en caoutchouc - 4 paires

Conseils

Prévoyez environ 2 boissons par personne pour une réunion de 2 heures, puis ajoutez 10 % de marge. Refroidissez l’eau et les autres boissons quelques heures avant l’ouverture de la salle.
Comptez 1 tasse par personne pour le café ou le thé, plus 10 % de réserve. Préparez les thermos ou la machine à café 15 à 20 minutes avant l’arrivée des participants.
Achetez 2 à 3 portions d’encas par personne et prévoyez des assiettes, des fourchettes et des serviettes en fonction du nombre final d’inscrits. Gardez les produits correspondant aux besoins alimentaires à part et identifiés.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif et un stylo par participant, avec 5 à 10 badges vierges supplémentaires. Placez les blocs-notes et les stylos sur la table d’inscription avant l’ouverture.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les haut-parleurs au moins 30 minutes avant le début. Vérifiez aussi chaque rallonge et multiprise sur place, car une prise trop éloignée peut retarder l’installation.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une réunion de conseil de quartier ?: Prévoyez des boissons, du café ou du thé, des encas, de la vaisselle, des badges, des blocs-notes et des stylos. Pour le matériel, vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises.
Combien de boissons prévoir par participant ?: Pour une réunion d’environ 2 heures, comptez 2 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Pour une réunion plus longue, prévoyez une boisson supplémentaire par personne et par tranche de 2 heures.
Combien de café et de thé faut-il prévoir pour 20 personnes ?: Prévoyez au moins 20 tasses, puis 2 ou 3 tasses supplémentaires pour les intervenants et les imprévus. Une réserve de 10 % permet aussi de couvrir les personnes qui se servent une deuxième fois.
Quand préparer les achats et le matériel de la réunion ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant et refroidissez les boissons le jour même. Contrôlez le matériel technique et les documents au moins 30 minutes avant l’accueil des participants.

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