Was du für eine Bezirksratsversammlung brauchst
Für eine Bezirksratsversammlung brauchst du mehr als Tische, Stühle und Sitzungsunterlagen. Getränke, Kaffee, Snacks und das passende Geschirr müssen vor Beginn bereitstehen, während Technik und Anmeldung zuverlässig funktionieren sollten. Plane die Mengen anhand der erwarteten Teilnehmendenzahl und prüfe Kabel, Mikrofon und Präsentationsgerät spätestens am Vortag. Die Liste hilft dir dabei, Einkäufe und mitzubringende Ausstattung rechtzeitig zu bündeln.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Anmeldetisch
- Präsentationstisch
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- TrinkgläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- MesserAnz. 70
- LöffelAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- TablettsAnz. 4
Papierwaren
- NamensschilderAnz. 70
- NotizblöckeAnz. 70
- KugelschreiberAnz. 70
- DruckpapierAnz. 250
- PräsentationsmappenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 2
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- Besen
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teebeutel - 100 Stück
- Kakaopulver - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 6 Stück
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Vollkornbaguettes - 8 Stück
- Butter - 4 Packungen
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Mittelalter Käse - 1 Kilogramm
- Vegetarischer Käse - 1 Kilogramm
- Hummus - 6 Schalen
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Beutel
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Rosinen - 1 Kilogramm
- Äpfel - 70 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 4 Kilogramm
- Kekse - 8 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 3 Packungen
- Vegane Kekse - 3 Packungen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 300 Stück
- Papierhandtücher - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Gummihandschuhe - 4 Paar
Tipps
- Plane pro Person etwa 0,5 Liter Wasser sowie zwei bis drei weitere Getränke für die erste Sitzungsstunde ein. Kühle die Getränke frühzeitig und stelle zusätzlich Thermoskannen für Kaffee und Tee bereit.
- Rechne beim Geschirr mit mindestens einem Trinkglas, einer Tasse, einem Teller, einer Gabel, einem Messer und einem Löffel pro Person. Für Nachschlag und Ersatz sind 10 bis 15 Prozent zusätzlich sinnvoll.
- Lege für jede angemeldete Person ein Namensschild, einen Notizblock und einen Kugelschreiber bereit. Drucke Teilnehmerliste, Tagesordnung und Unterlagen mindestens am Vortag aus, damit fehlende Seiten noch ergänzt werden können.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens 24 Stunden vor der Versammlung gemeinsam. Halte ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und teste das kabellose Mikrofon vor dem Einlass.
- Bereite Snacks auf Servierschalen vor und stelle Servierlöffel, Tabletts sowie Schneidebretter und Brotmesser an den Ausgabepunkt. Kaufe verderbliche Lebensmittel spätestens am Tag vorher und kühle sie bis zum Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Bezirksratsversammlung?
- Plane pro Person zunächst 0,5 Liter Wasser und zwei bis drei weitere Getränke für die erste Stunde ein. Bei einer Sitzung von zwei bis drei Stunden solltest du insgesamt etwa 1 bis 1,5 Liter pro Person einrechnen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für die Sitzung?
- Rechne mit je einem Glas, einer Tasse, einem Teller, einer Gabel, einem Messer und einem Löffel pro Person. Packe zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein, damit Nachschub und Ersatz vorhanden sind.
- Wann sollte ich die Technik für die Bezirksratsversammlung testen?
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon spätestens 24 Stunden vorher. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest durch, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
- Wann muss ich Kaffee, Snacks und Getränke einkaufen?
- Kaufe haltbare Getränke, Kaffee, Tee und Papierwaren spätestens zwei Tage vorher. Frische Snacks solltest du am Vortag besorgen und bis zum Aufbau gekühlt lagern.
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