Boodschappenlijst voor een wijkraadsvergadering

Voor een wijkraadsvergadering heb je meer nodig dan alleen koffie en een agenda. Regel vooraf ook presentatiemateriaal, kabels, naamkaartjes en genoeg schrijfwaar voor deelnemers. Stem de hoeveelheden af op het aantal aanmeldingen en tel sprekers en organisatoren mee. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat klaar moet staan bij de inschrijftafel, koffiehoek en presentatietafel.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Reken per deelnemer op één koffie- of theekopje, één drinkglas, een bordje en bestek voor hapjes. Leg daarnaast ongeveer 10% extra servies klaar voor late aanmeldingen of omgevallen kopjes.
Zet minimaal twee waterkokers of een koffiezetapparaat klaar als er meer dan 20 deelnemers komen. Gebruik per koffiepunt één thermoskan en koel dranken vooraf in koelboxen.
Test beamer, laptop, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers uiterlijk 60 minuten voor aanvang. Neem minstens twee verlengkabels en stekkerdozen mee; aansluitpunten liggen zelden precies bij de presentatietafel.
Maak voor iedere aanwezige een naamkaartje en leg per persoon één notitieblok en één balpen klaar. Druk deelnemerslijst, agenda en vergaderstukken uiterlijk op de dag zelf af, met ongeveer 10% reserve.
Zet de inschrijftafel minstens 30 minuten voor de start klaar met naamkaartjes, deelnemerslijst en pennen. Snijd hapjes op snijplanken en zet ze op serveerschalen met opscheplepels, zodat de ontvangst niet ophoudt zodra de vergadering begint.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een wijkraadsvergadering met 20 personen?: Reken op 20 sets servies en schrijfwaar, plus 2 extra sets. Zorg voor koffie of thee, drinkwater en hapjes voor 20 deelnemers, en controleer of één presentatieset met beamer, laptop, scherm en HDMI-kabel volstaat.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een wijkraadsvergadering?: Houd voor een vergadering van ongeveer 2 uur rekening met 2 koppen koffie of thee per persoon. Voor 20 deelnemers betekent dat minimaal 40 koppen; koop of zet ongeveer 10% extra klaar voor sprekers en bijschenken.
Wanneer moet ik de techniek van de wijkraadsvergadering testen?: Test de techniek uiterlijk 60 minuten voor aanvang in de vergaderruimte zelf. Controleer dan ook de HDMI-aansluiting, het geluid, de microfoon, de verlengkabels en de stekkerdozen.
Hoeveel printwerk heb ik nodig voor een wijkraadsvergadering?: Druk voor iedere aangemelde deelnemer één agenda en één set vergaderstukken af, plus ongeveer 10% reserve. Maak ook één deelnemerslijst voor de inschrijftafel en houd extra exemplaren apart voor sprekers en organisatoren.