Organiser un tournoi de squash sans perdre le fil

Commencez par réserver les courts et choisir le format du tournoi : ce choix détermine le nombre de matchs, les horaires et le nombre d’arbitres nécessaires. Ouvrez ensuite les inscriptions avec un formulaire qui recueille aussi les besoins alimentaires. Une semaine avant, verrouillez la liste des joueurs, le programme et les règles. Le jour J, prévoyez du temps pour contrôler les terrains, installer l’accueil et tester le matériel avant le premier match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver des courts de squash
2
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
3
Fixer le montant des prix
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier la liste des participants
2 personnes
9
Établir le programme de la compétition
2 personnes
10
Envoyer les règles de la compétition
11
Répartir les arbitres
2 personnes
12
Commander les prix
13
Vérifier les raquettes
2 personnes
14
Vérifier les ballons
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer les prix
18
Imprimer les formulaires de compétition
19
Envoyer les e-mails aux participants
20
Refroidir le catering
2 personnes
21
Faire le sac de la caisse du tournoi
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier les terrains et les vestiaires
2 personnes
24
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Afficher le programme des matchs
27
Installer les tableaux de score
2 personnes
28
Préparer les raquettes et les balles
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Tester la musique et les enceintes
32
Préparer la trousse de premiers secours
33
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Donner les consignes de départ
2 personnes
37
Encadrer les premiers matchs
6 personnes
38
Traiter les résultats
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
41
Remplacer les ballons de match
2 personnes
42
Publier les classements intermédiaires
43
Servir les en-cas de pause
3 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Encadrer les quarts de finale
6 personnes
46
Enregistrer les quarts de finale
2 personnes
47
Servir le repas
4 personnes
48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
49
Encadrer les demi-finales
4 personnes
50
Enregistrer les demi-finales
2 personnes
51
Annoncer les finalistes
52
Encadrer la finale
3 personnes
53
Organiser la finale
54
Vérifier le score final
2 personnes
55
Organiser la remise des prix
3 personnes
56
Prendre une photo de groupe
57
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
62
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
63
Faire le tour des pistes et des vestiaires
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Stocker les restes
67
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
68
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Comptoir d'accueil
Tables de buffetqté 3

Matériel de sport

Raquettes de squashqté 12
Balles de squashqté 30
Poignées de rechangeqté 12
Panneaux de scoreqté 8
Maillots de compétitionqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte Bluetooth
Batterie externeqté 2

Réfrigération

Glacièresqté 3
Pains de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40
Saladiers de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Bannière du tournoi
Panneaux indicateursqté 6

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 6
Blocs-notesqté 8
Papierqté 250
Étiquettes nominativesqté 60
Numéros de tableqté 8

Catering

Prixqté 3
Médaillesqté 20
Distributeurs de boissonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Packs de froidqté 4
Pansementsqté 30

Courses

Courses

Conseils

Réservez les courts avant d’annoncer la date : comptez environ 45 minutes par match, puis ajoutez une marge de 10 à 15 minutes pour les retards et les changements de terrain.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, de vérifier les doublons et de construire un programme cohérent.
Envoyez les règles et les horaires aux participants 3 à 5 jours avant l’événement. Précisez l’heure d’arrivée, le format des matchs, les règles d’arbitrage et ce que chacun doit apporter.
Contrôlez les raquettes, les balles, les poignées de rechange et les panneaux de score la veille. Un inventaire écrit évite de découvrir un manque au moment où le premier match doit commencer.
Arrivez au lieu au moins 90 minutes avant l’accueil des joueurs. Gardez ce temps pour vérifier les vestiaires et les courts, installer le comptoir, les tables et les chaises, puis préparer les boissons fraîches.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de squash ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver les courts, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser les participants et le programme.
Combien de courts faut-il pour un tournoi de squash ?: Le nombre dépend du nombre de joueurs et de la durée prévue des matchs. Pour 16 joueurs en matchs d’environ 45 minutes, 2 courts permettent d’avancer correctement, à condition de prévoir une marge entre les rencontres.
Quand envoyer les invitations pour un tournoi de squash ?: Envoyez-les 3 semaines avant le tournoi et fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant. Cela laisse quelques jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et établir les matchs.
Que faut-il prévoir le jour d’un tournoi de squash ?: Prévoyez les raquettes, les balles, les feuilles de compétition, les panneaux de score et le matériel d’accueil. Préparez aussi les glacières avec pains de glace, la vaisselle et le café avant l’arrivée des joueurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.