Checklist pour organiser une réunion de consultation

Une réunion de consultation réussie repose sur un déroulé clair et une préparation suivie dans le bon ordre. Commencez par définir l’objectif, le public et le programme, puis réservez la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, les besoins alimentaires et l’accessibilité, puis à tester la présentation et le matériel. Cette checklist vous aide à garder une vue d’ensemble jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’objectif et le public cible
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Réserver la salle
Renseigner les intervenants et les animateurs
2 personnes
Préparer le dossier d'information
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel aux invités
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les besoins d’accessibilité
Mettre à jour la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Finaliser la présentation
2 personnes
Sélectionner les questions et les affirmations
2 personnes
Préparer les formulaires de feedback
Imprimer les documents
2 personnes
Créer l’itinéraire et la signalisation
Commander la restauration et les options alimentaires
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l’espace et les installations
2 personnes
Répartir le matériel par table
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Faire un briefing avec l’équipe
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Accueil et présentation du programme
Assurer la présentation
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Animer les tables de discussion
5 personnes
Prendre des notes par table
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Animer le retour en plénière
2 personnes
Enregistrer les points d’action et les réactions
2 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
Expliquer le départ et la suite
Collecter les formulaires de retour
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer le catering restant
2 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Débrancher le matériel de présentation
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rédiger le compte rendu et les retours
2 personnes
Remercier les participants
Envoyer le résumé aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Marqueursqté 30
Minuterieqté 2

Bureau

Porte-nomsqté 50
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Post-itqté 12
Papier A4qté 2
Classeursqté 50
Enveloppesqté 60
Flèches de signalisationqté 12

Décoration

Nappeqté 8
Compositions floralesqté 4
Étiquettes nominatives pour les tablesqté 8

Réfrigération

Glacièresqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gants de nettoyageqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Pinces de serviceqté 6
Boîtes de théqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Distributeurs d'eauqté 2

Conseils

Réservez la salle avant d’envoyer les invitations : vérifiez la capacité, la disposition des tables et des chaises, l’accès aux installations et l’espace prévu pour l’accueil.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme et le dossier d’information sont prêts. Relancez les inscrits quelques jours avant la réunion afin de mettre à jour la liste des participants.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité dans le formulaire d’inscription, puis contrôlez ces informations au plus tard 3 à 5 jours avant la rencontre.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et les rallonges avant le jour J. Prévoyez aussi un paperboard, des feutres et une minuterie pour les échanges.
Préparez les badges, les documents imprimés et le matériel par table la veille. Le jour même, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour aérer la salle, installer la signalisation et vérifier l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de consultation ?: Envoyez-les dès que la salle, le programme et le dossier d’information sont finalisés, idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Fermez ou vérifiez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour connaître le nombre réel de participants.
Combien de temps prévoir pour organiser une réunion de consultation ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour une réunion simple, et 4 à 6 semaines si plusieurs intervenants participent. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les impressions et le test technique.
Que faut-il vérifier la veille d’une réunion de consultation ?: Contrôlez la liste des participants, les badges, les documents, la restauration et les besoins d’accessibilité. Testez également la présentation et répartissez les fournitures par table afin de ne pas les chercher le matin même.
À quelle heure ouvrir la salle avant la réunion ?: Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’aérer, d’installer la table d’accueil et la signalisation, de préparer les sièges et de vérifier le son et la projection.

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