Que prévoir pour une réunion de bénévoles ?

Pour une réunion de bénévoles, les oublis se concentrent souvent autour de l’accueil, du buffet et du café. Prévoyez la vaisselle, les boissons, les plats de service et le matériel nécessaire pour garder les aliments au frais ou au chaud. Les badges nominatifs et les marqueurs facilitent l’arrivée des participants, tandis que les nappes et les poubelles évitent une installation improvisée. La liste ci-dessous regroupe les achats et le matériel à préparer avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 10
Glacièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 3
Enceinte portable

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 6
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 6 kilogram
- Petits pains Kaiser - 70 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Salade mixte - 2 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Salade de concombre - 2 kilogram
- Salade de pâtes - 3 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 3 kilogrammes
- Soupe de légumes - 12 liter
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Arachides salées - 2 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 litre
- Herbes italiennes - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges à récurer - 12 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Désinfectant - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une assiette, une assiette à dessert, un verre et un jeu de couverts par personne, plus 10 % de réserve pour les arrivées non prévues et la vaisselle inutilisable.
Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Gardez les boissons au frais dans des glacières si le réfrigérateur de la salle est trop petit.
Pour le café, prévoyez une tasse par personne et une machine à café ou une bouilloire adaptée au nombre attendu. Installez une multiprise et une rallonge uniquement après avoir vérifié la puissance disponible dans la salle.
Préparez les plats spéciaux dans des bacs alimentaires séparés et étiquetez-les avant l’arrivée des bénévoles. Gardez les aliments froids dans des glacières et utilisez les plats de maintien au chaud pour les préparations servies chaudes.
Réservez une table pour l’accueil avec les badges nominatifs, les marqueurs et la liste de présence imprimée. Ajoutez au moins une poubelle près du buffet et une autre près du point café pour éviter les déplacements pendant la réunion.

Questions fréquentes

Combien d’assiettes prévoir pour une réunion de bénévoles ?: Prévoyez une assiette par participant, plus 10 % de réserve. Pour 30 personnes, cela représente 33 assiettes ; ajoutez une assiette à dessert par personne si un dessert est servi.
Quelle quantité de boissons acheter pour 20 bénévoles ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, soit 40 à 60 boissons pour 20 bénévoles. Ajoutez environ 20 boissons par heure supplémentaire et prévoyez de l’eau en priorité.
Combien de temps avant la réunion faut-il acheter les produits frais ?: Achetez les produits frais le jour même ou au plus tard la veille si leur conservation le permet. Contrôlez-les à la réception, puis placez immédiatement les aliments froids dans les glacières ou le réfrigérateur.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des bénévoles ?: Préparez les badges nominatifs, les marqueurs et la liste de présence au moins 24 heures avant la réunion. Installez la table d’accueil 30 minutes avant l’arrivée prévue afin de pouvoir gérer les inscriptions sans retarder le programme.

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