Einkaufsliste für ein Freiwilligentreffen

Für ein Freiwilligentreffen brauchst du mehr als Essen und Getränke: Auch Namensschilder, Kaffeeausrüstung, Serviergeschirr und gekühlte Lagerung müssen rechtzeitig bereitstehen. Plane Geschirr und Sitzplätze nach der Zahl der Angemeldeten und rechne bei Getränken mit zwei bis drei Gläsern pro Person in der ersten Stunde. Frische Speisen kaufst du möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher. Die folgende Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und Aufbau getrennt zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
KleiderständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 60
GabelnAnz. 60
MesserAnz. 60
LöffelAnz. 60
GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
HeißwasserkesselAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
Tragbarer Lautsprecher

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 6
GirlandenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Packung
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Eiswürfel - 6 Kilogramm
- Kaiserbrötchen - 70 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Eiersalat - 1 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Paprika - 2 Kilogramm
- Gemischter Salat - 2 Kilogramm
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Gurkensalat - 2 Kilogramm
- Pastasalat - 3 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 3 Kilogramm
- Gemüsesuppe - 12 Liter
- Baguettes - 12 Stück
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzige Erdnüsse - 2 kilogram
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Liter
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Döschen
- Papierservietten - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Scheuerschwämme - 12 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsmittel - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Teller, ein Dessertteller, eine Gabel, ein Messer, einen Löffel und ein Glas ein. Bei einem Buffet solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereithalten.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser zusätzlich zu Kaffee bereit. Getränke müssen früh genug gekühlt werden, damit sie beim Empfang servierfertig sind.
Kaufe frische Produkte am selben Tag oder spätestens am Vortag und beschrifte Diätmahlzeiten vor dem Aufbau eindeutig. Für empfindliche Lebensmittel brauchst du Kühlboxen oder ausreichend Platz im Kühlschrank.
Plane für Kaffee mindestens eine Tasse pro Person plus 10 Prozent Reserve und stelle eine zweite Kaffeemaschine bereit, wenn viele Gäste gleichzeitig Kaffee trinken. Heißwasserkessel und Verlängerungskabel solltest du vor dem Einlass testen.
Prüfe spätestens am Vortag, ob Buffetische, Warmhalteschalen, Servierzangen und Servierlöffel vorhanden sind. Namensschilder und Stifte gehören an den Empfangstisch, damit verspätete Gäste sich noch eintragen können.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Freiwilligentreffen?: Plane pro Person je einen Teller, Dessertteller, eine Gabel, ein Messer, einen Löffel und ein Glas. Nimm zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, also bei 50 Gästen jeweils mindestens 55 Stück.
Wie viele Getränke soll ich für ein Freiwilligentreffen kaufen?: Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert, zusätzlich zu Wasser für alle. Bei 40 Personen brauchst du daher etwa 80 bis 120 Getränke für die erste Stunde.
Wann soll ich Essen und Getränke für das Treffen einkaufen?: Frische Produkte kaufst du am Veranstaltungstag oder spätestens einen Tag vorher. Getränke und haltbare Waren kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen, damit Kühlung und Mengen noch geprüft werden können.
Wie viel Kaffee brauche ich für ein Freiwilligentreffen?: Plane mindestens eine Tasse pro Person und etwa 10 Prozent Reserve ein. Für 50 Gäste bedeutet das mindestens 55 Tassen sowie genügend Kaffee, Milch und Zucker für den gesamten Empfang.

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