Que faut-il prévoir pour une réunion d’évaluation ?

Une réunion d’évaluation demande plus que du café et une salle réservée. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel de présentation, de quoi noter les points d’action et un service simple pour les boissons et les en-cas. Comptez les quantités à partir de la liste des inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres, les gobelets et les fournitures. Le plan ci-dessous regroupe les achats et le matériel à préparer.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 50
Petits bolsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 50
Blocs-notesqté 50
Paperboard
Marqueursqté 12
Post-itqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10
Poubellesqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 5 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Biscuits au café - 4 paquets
- Eau plate - 6 bouteilles
- Eau gazeuse - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Thé glacé - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Baguettes - 8 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Tapenade - 3 pots
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Salades composées - 6 plats
- Salade de pâtes - 6 kilo
- Wraps - 50 pièces
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Tartinade de houmous - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Salade-repas végétarienne - 8 pièces
- Salade-repas végétalienne - 5 pièces
- Salade-repas sans allergènes - 3 pièces
- Brownies - 50 pièces
- Fruits frais - 4 kilos
- Glaçons - 10 kilos
- Serviettes - 100 pièces
- Filtres à café - 1 paquet
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Pour les badges, les blocs-notes et les stylos, prévoyez un exemplaire par participant inscrit, plus 10 % de réserve. Cette marge évite de manquer de matériel lorsqu’une personne arrive sans inscription préalable.
Pour le café et le thé, prévoyez 2 tasses par personne pour une réunion d’une demi-journée, avec une bouilloire ou une machine à café disponible dès l’ouverture de la salle. Mettez aussi les boissons fraîches au réfrigérateur au moins 2 heures avant l’accueil.
Pour la vaisselle, comptez 2 verres, 1 assiette, 1 bol et 1 jeu de couverts par participant si un repas ou plusieurs pauses sont prévus. Ajoutez 10 % de pièces supplémentaires pour remplacer celles qui sont utilisées ou posées ailleurs.
Pour les présentations, vérifiez au moins 24 heures avant que l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises fonctionnent ensemble. Prévoyez un câble HDMI de secours si plusieurs intervenants apportent leur propre ordinateur.
Pour l’accueil et les échanges, préparez le panneau d’accueil, la table d’inscription, les stylos, le paperboard, les marqueurs et les post-it avant l’arrivée du premier participant. Placez les formulaires de points d’action à portée de main afin de ne pas devoir les imprimer pendant la réunion.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une réunion d’évaluation ?: Prévoyez 2 verres par participant pour une réunion avec boissons fraîches et café, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 30 participants, cela représente 66 verres.
Combien de temps avant faut-il préparer le café et les boissons ?: Mettez les boissons fraîches au frais au moins 2 heures avant l’accueil. Installez la machine à café, les tasses et la bouilloire 30 minutes avant le début pour pouvoir servir dès l’arrivée des participants.
Quel matériel faut-il pour une présentation pendant la réunion ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant, puis refaites un contrôle rapide 30 minutes avant l’ouverture.
Combien de fournitures prévoir pour 20 participants ?: Préparez 20 badges nominatifs, 20 blocs-notes et au moins 20 stylos, avec 2 à 3 stylos de réserve. Pour les post-it et le paperboard, prévoyez suffisamment de feuilles pour chaque séquence de discussion et gardez des marqueurs supplémentaires à l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.