Qué necesitas para una reunión de evaluación
Una reunión de evaluación necesita más que una sala y una presentación. Prepara con antelación el material para registrar asistentes, recoger puntos de acción y facilitar las exposiciones. Calcula la vajilla y las bebidas según el número de participantes, y reserva tiempo para probar el proyector, el micrófono y todos los cables. Esta lista reúne lo necesario para recibir al grupo, trabajar con comodidad y cerrar la sesión con los acuerdos documentados.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 45
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 50
- Cuencoscant. 50
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono
Material de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 50
- Pizarra de hojas
- Rotuladorescant. 12
- Notas adhesivascant. 10
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 10
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 5 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Galletas de café - 4 paquetes
- Agua sin gas - 6 botellas
- Agua con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Té helado - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Mantequilla de hierbas - 4 tarrinas
- Baguettes - 8 unidades
- Hummus - 4 tarrinas
- Tapenade - 3 tarros
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Palitos salados - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Ensaladas mixtas - 6 cuencos
- Ensalada de pasta - 6 kilos
- Wraps - 50 unidades
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Cobertura de hummus - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Mayonesa - 1 bote
- Ketchup - 1 botella
- Ensalada vegetariana - 8 unidades
- Ensalada vegetariana - 5 unidades
- Ensalada de comida sin alérgenos - 3 unidades
- Brownies - 50 unidades
- Fruta fresca - 4 kilos
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Servilletas - 100 unidades
- Filtros de café - 1 paquete
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 4 botellas
Consejos
- Prepara una tarjeta de nombre y un bolígrafo por participante, más un 10 % adicional para cubrir cambios de última hora o material perdido.
- Calcula una silla por persona y deja entre 10 y 15 cm de espacio útil entre puestos para que puedan tomar notas cómodamente. Añade una mesa independiente para el registro y otra para el buffet.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y los cables al menos 60 minutos antes de la llegada. Lleva cables HDMI, alargadores y regletas suficientes para que ninguna conexión quede tensa o atraviese la zona de paso.
- Para una sesión de media jornada, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y una taza de café o té por persona por cada pausa. Enfría las bebidas y prepara las máquinas de café y las teteras antes de abrir el espacio.
- Coloca el formulario de puntos de acción, los blocs de notas, los rotuladores y las notas adhesivas en cada mesa antes de la recepción. Así no interrumpes la evaluación para buscar material cuando empiece la discusión.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para una reunión de evaluación?
- Calcula una silla por participante y añade 2 sillas de reserva. Prevé al menos una mesa de registro, una mesa de buffet y las mesas necesarias para que todos puedan escribir y ver la presentación.
- ¿Cuánto café y té comprar para una reunión?
- Para una reunión de media jornada, calcula 1 taza por persona en cada pausa y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Prepara también agua y bebidas suficientes para unas 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz la prueba completa al menos 60 minutos antes de que lleguen los participantes. Comprueba también el portátil, la pantalla, los cables HDMI, los alargadores y las regletas, no solo que el proyector se encienda.
- ¿Cuántas tarjetas de nombre y bolígrafos hacen falta?
- Prepara una tarjeta de nombre y un bolígrafo por participante, más un 10 % adicional. Para 30 personas, por ejemplo, lleva 33 tarjetas y 33 bolígrafos.
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