Réunion d’évaluation : la checklist pour ne rien oublier

Une réunion d’évaluation réussie repose surtout sur une préparation structurée. Commence par confirmer les participants et leurs besoins alimentaires, puis fixe le programme, les points à discuter et les présentations. La réservation de la salle, le catering et les tests techniques doivent être terminés avant le jour J. Cette checklist t’aide ensuite à organiser l’accueil, l’installation de la salle et le démarrage de la réunion dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Établir le programme et le planning
2 personnes
Recueillir les points à discuter
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer le formulaire des points d’action
Réserver le lieu
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Rappeler les participants
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter l’ouverture et le programme
Animer les présentations
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Animer les discussions en groupe
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Consigner les points d'action
2 personnes
Prévoir des rendez-vous de suivi
Assurer la clôture

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remercier les participants
Distribuer les feuilles de route

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 50
Petits bolsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 50
Blocs-notesqté 50
Paperboard
Marqueursqté 12
Post-itqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations suffisamment tôt pour établir une liste fiable des participants et traiter les inscriptions avant de commander le catering. Relance les personnes qui n’ont pas répondu quelques jours avant la réunion.
Fixe une date limite pour recueillir les points à discuter et les besoins alimentaires. Sans cette échéance, le programme et la commande de repas restent incomplets jusqu’à la dernière minute.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, l’ordinateur et chaque câble HDMI avant l’arrivée des participants. Prévois aussi les rallonges et multiprises nécessaires dans la salle.
Arrive au moins 60 minutes avant le début pour ouvrir la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’espace de présentation et mettre les boissons au frais. Ce temps couvre aussi les ajustements imprévus.
Prépare la table d’inscription avec les badges nominatifs, les stylos et les blocs-notes avant l’accueil. Garde le formulaire des points d’action prêt afin de noter les décisions et les responsables pendant la réunion.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’évaluation ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant, afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et le catering.
Combien de temps prévoir pour installer une réunion d’évaluation ?: Prévois au moins 60 minutes sur place avant le début. Compte davantage si tu dois installer le vidéoprojecteur, le microphone, les tables de buffet ou plusieurs espaces d’accueil.
Quand tester la technique de la réunion ?: Effectue un premier test 2 à 3 jours avant pour vérifier les présentations et les connexions. Refais un contrôle rapide le jour même, avant l’arrivée des participants.
Quand commander le catering pour une réunion d’évaluation ?: Commande-le dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, généralement 7 à 10 jours avant la réunion. Vérifie encore la liste des participants et les besoins alimentaires 2 à 3 jours avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.