Liste de courses pour une réunion d’information avec la police
Une réunion d’information avec la police demande surtout un accueil fluide, une présentation audible et des supports faciles à consulter. Prévoyez le mobilier, le matériel audiovisuel, les badges, la signalétique et le nécessaire pour les boissons et le catering. Le nombre de participants détermine directement les quantités de chaises, de verres, de tasses et de documents. Cette liste vous aide à faire les achats et à vérifier les fournitures avant l’ouverture de la salle.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 12
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Portant à vêtementsqté 2
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentation
- Chevaletsqté 6
- Marqueurs pour paperboardqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à boireqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Ciseauxqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Badges nominatifsqté 120
- Pancartes de tableqté 12
- Panneaux d’orientationqté 8
- Stylosqté 120
- Presse-papiersqté 6
- Nappesqté 12
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Aspirateur
- Kit de lavage
Catering
- Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 8 sacs
- Miniwater - 120 bouteilles
- Mini-sandwiches au fromage - 80 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 60 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 40 pièces
- Wraps végétariens - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 4 barquettes
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Biscuits - 6 paquets
- Serviettes - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
Conseils
- Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les arrivées sans inscription ou les accompagnants. Gardez aussi une table séparée pour l’inscription et les badges.
- Pour une présentation avec plusieurs intervenants, vérifiez au moins 48 heures avant que l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur fonctionnent ensemble. Testez également les rallonges et les multiprises dans la salle.
- Comptez une tasse par personne pour le café, avec environ 10 % supplémentaire, et prévoyez assez de verres pour l’eau pendant toute la réunion. Les thermos et les machines à café doivent être installés avant l’arrivée du public.
- Placez les panneaux d’itinéraire à l’entrée et aux changements de direction, pas uniquement devant la salle. Préparez les badges nominatifs et les pancartes de table au moins la veille pour éviter l’écriture de dernière minute.
- Réservez les microphones sans fil, le pied de microphone et les haut-parleurs suffisamment tôt si la salle est grande ou si plusieurs représentants prennent la parole. Gardez les présentations et le matériel d’information dans un dossier facilement accessible à l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de chaises prévoir pour une réunion d’information avec la police ?
- Prévoyez une chaise par personne inscrite, plus une marge de 5 à 10 %. Pour 80 participants, installez donc environ 84 à 88 chaises afin d’absorber les imprévus.
- Quel matériel faut-il pour présenter un diaporama ?
- Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, un câble HDMI et un cliqueur de présentation. Faites un test complet au moins 48 heures avant, puis un contrôle rapide le jour même.
- Combien de tasses et de verres acheter pour la réunion ?
- Comptez une tasse et un verre par participant, avec environ 10 % de réserve. Pour 50 personnes, prévoyez au minimum 55 tasses et 55 verres, davantage si la réunion dure plusieurs heures.
- Quand préparer les badges et la signalétique ?
- Préparez les badges nominatifs et les pancartes de table la veille. Installez les panneaux d’itinéraire avant l’ouverture de la salle, idéalement 30 à 60 minutes avant l’arrivée des participants.
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