Que faut-il prévoir pour une représentation de l’après-midi ?

Une représentation de l’après-midi demande surtout une organisation précise de l’accueil, du service et de la technique. Prévoyez les boissons chaudes et fraîches, les encas, la vaisselle et le mobilier en fonction du nombre d’inscrits. Les programmes imprimés, les panneaux d’orientation et les piles sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste rassemble les fournitures à acheter, à emprunter ou à apporter avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 6
Portantsqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 70
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Louchesqté 6

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 12

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Pupitres de programmeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 120 pièces
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Thé citron - 2 douzaines
- Thé à la menthe - 2 boîtes
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Glaçons - 6 sacs
- Beurre doux - 500 grammes
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Gaufres - 6 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Gobelets jetables - 100 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins une tasse et une cuillère par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de réserve pour les pertes et les demandes supplémentaires.
Pour le café et le thé, préparez deux boissons chaudes par personne sur la première heure et gardez les thermos remplis plutôt que de tout servir d’un coup.
Achetez les encas au plus tard la veille et utilisez des plateaux de service, des assiettes à pâtisserie et des couteaux distincts pour éviter de préparer le service dans l’urgence.
Testez les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises au moins 60 minutes avant l’arrivée du public ; gardez un jeu de piles de rechange sur place.
Installez le panneau d’accueil et les panneaux directionnels avant l’ouverture, puis prévoyez 10 % de chaises et de verres supplémentaires si les inscriptions ne sont pas définitives.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une représentation de l’après-midi ?: Prévoyez une chaise par visiteur inscrit et ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente 88 chaises, à confirmer après le traitement des inscriptions.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une représentation ?: Comptez environ deux boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Pour 50 visiteurs sur deux heures, prévoyez environ 150 portions, en répartissant boissons chaudes et fraîches.
Quand préparer les programmes et les panneaux d’accueil ?: Finalisez les textes au moins 3 jours avant la représentation et imprimez les programmes la veille. Installez les panneaux d’accueil et d’orientation au minimum 60 minutes avant l’ouverture des portes.
Que faut-il vérifier pour la technique le jour même ?: Testez les microphones, les haut-parleurs et chaque rallonge au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les multiprises et placez des piles de rechange à portée de l’équipe.

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