Que prévoir pour une rencontre réseau d’entrepreneurs ?

Une rencontre réseau d’entrepreneurs demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir de quoi accueillir rapidement les participants, identifier chacun, servir les boissons et faire fonctionner les interventions sans improvisation. Cette liste regroupe les achats et le matériel à réunir pour les tables, le café, la signalétique, la projection et la sonorisation. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits confirmé, puis gardez une petite marge pour les oublis et les arrivées de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Tables hautesqté 4
Chaisesqté 60
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 60
Lanyardsqté 60
Presse-papiersqté 3
Stylos de comptoirqté 20
Supports de badges nominatifsqté 60

Décoration

Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Décorations de tableqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Petits bolsqté 12
Louchesqté 10

Catering

Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Sachets de thé - 2 boîtes
- Lait entier - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Bière - 4 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc sec - 8 bouteilles
- Vin rouge sec - 4 bouteilles
- Vin sans alcool - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Cacahuètes salées - 3 sachets
- Noix de cajou - 3 sacs
- Olives vertes - 3 bocaux
- Olives noires - 3 bocaux
- Biscuits au fromage - 4 boîtes
- Toasts - 6 paquets
- Baguettes - 8 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Brie - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Mini-carottes - 3 kilos
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 250 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Glaçons - 10 kilos
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 2 paquets
- Gants en caoutchouc - 3 paires

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un lanyard par participant confirmé, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les corrections de dernière minute.
Pour le premier accueil, comptez au moins un stylo pour deux personnes et deux presse-papiers si les participants doivent encore compléter ou vérifier leur inscription.
Prévoyez environ deux verres à eau par personne si le service dure plusieurs heures. Pour le vin, comptez un verre par personne et ajoutez 10 % si plusieurs temps de réseautage sont prévus.
Installez une machine à café et une bouilloire pour environ 30 à 40 participants. Au-delà, ajoutez une seconde machine ou prévoyez un point café séparé afin d’éviter une file dès la pause.
Vérifiez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles au moins la veille. Pour un vidéoprojecteur et des haut-parleurs, prévoyez une alimentation distincte si possible et testez chaque branchement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une rencontre réseau d’entrepreneurs ?: Prévoyez un badge par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 80 inscrits, préparez donc 84 à 88 badges au total.
Combien de verres et d’assiettes faut-il pour un événement professionnel ?: Comptez deux verres à eau par personne, un verre à vin par personne si du vin est servi, et une assiette par personne et par service. Ajoutez environ 10 % pour les remplacements et les invités non prévus.
Quand faut-il acheter les boissons et le matériel de la rencontre ?: Achetez la vaisselle, les badges, la signalétique et le matériel non périssable 3 à 7 jours avant. Mettez les boissons au frais la veille et faites les dernières courses alimentaires le jour précédent.
Quel matériel prévoir pour les présentations et les prises de parole ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran de projection, des haut-parleurs, un microphone, des rallonges et des multiprises. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant l’arrivée des participants, avec le support de présentation définitif.

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