Que faut-il prévoir pour une rencontre communautaire ?

Pour une rencontre communautaire, les achats ne se limitent pas aux sandwiches et aux boissons. Il faut aussi prévoir la vaisselle, le matériel du buffet, l’accueil des visiteurs et de quoi garder les aliments au frais. Base tes quantités sur le nombre d’inscrits, puis ajoute une marge de 10 à 15 % pour les arrivées imprévues. Les badges, les panneaux directionnels et les rallonges sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 10
Planches de serviceqté 6
Carafesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Haut-parleur
Micro sans fil
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-cartesqté 6
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 5 bouteilles
- Spa Rood - 3 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 litre
- Jus d'orange - 3 liter
- Glaçons - 6 sacs
- Mini eau - 2 cartons
- Baguettes - 8 pièces
- Wraps - 5 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 3 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 2 paquets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévois environ 2 à 3 verres réutilisables, assiettes et jeux de couverts par personne si le lavage sur place n’est pas possible. Ajoute 10 % de réserve pour la casse et les visiteurs non inscrits.
Pour le buffet, compte au moins une table pour 12 à 15 personnes et deux grands saladiers ou plateaux par type de préparation. Les pinces de service et les corbeilles à pain doivent être sorties avant l’arrivée des invités.
Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture. Prévois une glacière ou un espace réfrigéré séparé pour les produits sensibles, afin d’éviter de mélanger boissons et aliments.
Pour le café et le thé, prépare une machine à café, une bouilloire et un thermos par groupe de 30 à 40 personnes. Installe les tasses, carafes et accessoires sur une table distincte du buffet pour fluidifier la file.
Teste le haut-parleur, le micro sans fil et chaque rallonge au moins 30 minutes avant l’accueil. Garde les multiprises et câbles hors des passages, et installe les panneaux directionnels avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une rencontre communautaire ?: Compte 1 assiette, 1 jeu de couverts et 2 à 3 verres par personne. Ajoute 10 % de réserve, surtout si des visiteurs peuvent venir sans inscription.
Quand acheter les boissons et les aliments frais ?: Achète les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Les fruits, légumes, sandwiches et wraps peuvent être préparés ou achetés le jour même, puis conservés au frais jusqu’au service.
Combien de badges nominatifs faut-il imprimer ?: Imprime un badge pour chaque personne inscrite et ajoute 10 à 15 % de badges vierges pour les visiteurs de dernière minute. Prépare-les avant l’installation de la table d’inscription.
Combien de temps faut-il pour installer le buffet et l’accueil ?: Prévois au moins 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, le buffet, les badges et la signalétique. Ajoute 30 minutes si le son, le café et le matériel doivent être testés sur place.

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