Que prévoir pour une randonnée cycliste sponsorisée ?

Une randonnée cycliste sponsorisée demande plus qu’un vélo en bon état. Il faut prévoir le balisage du parcours, le dépannage, l’accueil au départ et à l’arrivée, ainsi que le matériel pour les bénévoles et les secours. Cette liste regroupe les achats et équipements à préparer avant le jour J. Vérifiez aussi les quantités selon le nombre de participants, les points de repos et la longueur de l’itinéraire.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Vélosqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Chambres à airqté 12
Chambres à air extérieuresqté 4
Kits de réparation véloqté 4
Casquettes de véloqté 70
Gilets réfléchissantsqté 20
Numéros de départqté 80
Médaillesqté 80
Flèches de directionqté 80
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Antivols de véloqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 6
Téléphonesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Éclairageqté 8

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Caissesqté 12

Décoration

Bannières sponsorsqté 10
Arche de départ
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Serviettesqté 12

Catering

Courses
- Spa Blauw - 12 caisses
- Eau minérale pétillante - 4 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Bière - 6 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Café - 4 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Citrons - 2 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Oranges - 6 kilogrammes
- Barres de céréales - 100 pièces
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Pain aux céréales - 10 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains bruns - 120 pièces
- Croissants - 80 pièces
- Beurre - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Concombre - 3 kilogrammes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange de cacahuètes - 4 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Glaçons - 20 sacs
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins une pompe et un support de réparation par point de repos, avec plusieurs chambres à air et kits de réparation disponibles dans le véhicule d’assistance.
Comptez un dossard par participant, puis imprimez-en 5 à 10 % supplémentaires pour les inscriptions tardives, les erreurs et les changements de groupe.
Placez des flèches, des cônes et du ruban de balisage à chaque zone à risque. Faites une reconnaissance complète du parcours au plus tard la veille pour repérer les panneaux déplacés ou manquants.
Préparez un gilet réfléchissant pour chaque bénévole placé sur le parcours et quelques gilets de sécurité supplémentaires. Les talkies-walkies et les téléphones doivent être chargés avant le départ.
Pour l’accueil, installez les tentes, tables et chaises au moins 2 heures avant l’arrivée des premiers cyclistes. Gardez les rallonges, multiprises, batteries externes et l’éclairage dans une caisse séparée et accessible.

Questions fréquentes

Combien de chambres à air faut-il prévoir pour une randonnée cycliste ?: Prévoyez au minimum 1 chambre à air de rechange pour 10 participants, avec au moins 4 unités même pour un petit groupe. Ajoutez-en 20 % si le parcours est long, isolé ou comporte des chemins dégradés.
Combien de dossards imprimer pour une randonnée sponsorisée ?: Imprimez un dossard par participant confirmé, plus 5 à 10 % de réserve. Triez-les au moins 2 jours avant le départ pour accélérer l’accueil et limiter les erreurs d’attribution.
Quand installer le balisage du parcours cycliste ?: Installez le balisage définitif le jour même ou la veille, selon les autorisations et le risque de déplacement. Contrôlez chaque zone dangereuse dans les 2 heures précédant le départ.
Combien de bénévoles faut-il équiper de talkies-walkies ?: Donnez un talkie-walkie à chaque responsable de poste, au coordinateur, au véhicule d’assistance et à l’équipe de premiers secours. Pour une randonnée répartie sur plusieurs groupes, prévoyez au moins 1 appareil pour 5 à 8 bénévoles clés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.