Que faut-il acheter pour une première de film ?

Une première de film demande plus qu’un écran et un projecteur. Il faut prévoir l’accueil des invités, le buffet, les boissons, la signalétique et les éléments qui rendent la projection fluide. Cette liste rassemble le matériel et les consommables à acheter ou à emporter, avec les oublis fréquents : piles, rallonges, câbles de secours et supports imprimés. Adaptez les quantités au nombre d’invités et au format de votre programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Chaisesqté 120
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12
Casque audioqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Bâche de fond
Affiches de stars de cinémaqté 8
Clap de tournageqté 2
Arches de ballonsqté 2
Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à champagneqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Planches de serviceqté 12
Bouteilles verseusesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 120
Cordons pour badgesqté 120
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Papier d’impressionqté 250
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4

Catering

Courses
- Vin mousseux sans alcool - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 3 kilogrammes
- Citrons verts - 2 kilogrammes
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Toast - 12 paquets
- Crackers - 8 paquets
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon cuit - 2 kilogram
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Fraises - 4 kilogrammes
- Pommes - 4 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Céleri branche - 2 bottes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Mini-quiches - 150 pièces
- Mini nems - 150 pièces
- Falafels - 150 pièces
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce chili - 1 litre
- Sauce à l'ail - 1 litre
- Sel - 1 kilogram
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Barquettes à snack en carton - 300 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Gobelets à café - 250 pièces
- Cuillères à thé - 200 pièces
- Sachets de sucre - 300 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez une partie au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités.
Comptez une rallonge et une multiprise par zone technique, plus 2 rallonges et 2 câbles HDMI de secours. Testez chaque branchement avant l’ouverture des portes.
Préparez les badges nominatifs, la liste des invités et le déroulé imprimé en prévoyant 10 % d’exemplaires supplémentaires. Les inscriptions de dernière minute sont fréquentes.
Pour le buffet, prévoyez 4 à 6 bouchées par personne pour un apéritif d’environ 1 heure, davantage si aucune restauration complète n’est prévue. Séparez clairement les options liées aux besoins alimentaires recueillis.
Ne commandez pas la décoration au dernier moment : installez le tapis rouge, le mur photo, les panneaux indicateurs et l’éclairage avant le test technique, idéalement le jour précédent. Vérifiez aussi que les éléments ne bloquent ni les passages ni l’écran.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une première de film ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Pour 50 invités sur 2 heures, prévoyez donc environ 150 boissons, en tenant compte des préférences et des options sans alcool.
Que faut-il prévoir pour une projection de film ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, des haut-parleurs, une table de mixage si nécessaire, un ordinateur portable, 2 câbles HDMI de secours, des rallonges, des multiprises et des piles de rechange. Testez la lecture du film au moins 24 heures avant la projection.
Combien de temps à l’avance acheter les éléments d’une première de film ?: Réservez le catering, la technique et le photographe dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 8 semaines à l’avance. Achetez les boissons et les produits frais 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’accueil.
Combien de badges et de documents imprimer pour les invités ?: Imprimez un badge et une fiche d’accueil par invité inscrit, puis ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 80 invités, préparez donc au moins 88 badges et copies du déroulé ou de la liste utile.

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