Que prévoir pour une journée portes ouvertes de fanfare ?
Une journée portes ouvertes de fanfare demande plus que des instruments et un programme musical. Il faut aussi équiper les espaces d’accueil, les cours d’essai et la pause conviviale, puis prévoir les consommables souvent oubliés. Cette liste vous aide à acheter ou à emprunter la vaisselle, le matériel audio, les fournitures techniques et les éléments nécessaires aux visiteurs. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, de musiciens et de bénévoles attendus.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 6
- Portants pour la logeqté 2
- Porte-manteauxqté 4
- Nappesqté 10
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Amplificateur
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban adhésifqté 4
- Instruments de musiqueqté 20
- Pieds de microqté 20
- Boîtiers de voteqté 4
- Métronomesqté 4
- Piles de rechangeqté 12
- Chiffons pour instrumentsqté 10
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Plateauxqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de serviceqté 6
- Saladiersqté 4
- Glacièresqté 4
- Blocs de glaceqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
- Pupitres de programmeqté 6
- Étiquettes nominativesqté 150
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes de tableqté 6
- Lampes LED de rechangeqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sacs poubelleqté 80
- Gants de nettoyageqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 5 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Raisins secs - 2 sacs
- Mini dés de fromage - 3 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Jus de raisin - 6 paquets
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Tartinades végétariennes - 8 boîtes
- Salade de concombre - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Filtres à café - 2 paquets
- Cuillères à thé - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
Conseils
- Prévoyez au moins un verre réutilisable par visiteur attendu, plus 10 % de réserve. Pour le café et le thé, comptez une tasse par personne pendant la pause et quelques tasses supplémentaires pour les bénévoles.
- Testez le matériel audio au moins 2 heures avant l’ouverture : haut-parleurs, amplificateur, microphones, pieds de micro, table de mixage et rallonges doivent être branchés et vérifiés ensemble.
- Ajoutez 2 piles de rechange par appareil qui en utilise, notamment les boîtiers de vote ou les accessoires électroniques. Gardez-les dans une boîte identifiée plutôt que dans les emballages des achats.
- Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone qui nécessite du courant, avec du ruban adhésif pour fixer les câbles au sol. Faites passer les câbles avant l’arrivée du public afin d’éviter les passages encombrés.
- Achetez ou empruntez la vaisselle au plus tard 3 jours avant l’événement. Les plateaux, assiettes, couverts, louches et planches à découper sont souvent disponibles, mais leur absence se remarque dès la préparation des en-cas.
Questions fréquentes
- Combien de verres prévoir pour une journée portes ouvertes de fanfare ?
- Prévoyez un verre réutilisable par visiteur attendu, puis ajoutez une marge de 10 %. Pour 80 visiteurs, cela représente 88 verres, sans compter les besoins particuliers du service.
- Quand acheter les boissons et les fournitures pour la fanfare ?
- Faites les achats principaux 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le stock de piles, de ruban adhésif et de rallonges le matin précédent.
- Quel matériel audio faut-il pour une journée portes ouvertes de fanfare ?
- Prévoyez des haut-parleurs, un amplificateur, des microphones, des pieds de micro, une table de mixage, des rallonges et des multiprises. Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture, avec les instruments réellement utilisés.
- Combien de vaisselle faut-il prévoir pour les visiteurs ?
- Pour chaque personne attendue, comptez une assiette, un verre et un jeu de couverts. Ajoutez 10 % de réserve, ainsi qu’une tasse par personne si du café ou du thé est servi.
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