Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes dans un monument demande plus qu’un simple espace d’accueil. Il faut prévoir le mobilier pour orienter les visiteurs, le matériel des visites guidées, la vaisselle pour les boissons et les équipements nécessaires sur place. Cette liste vous aide à acheter ou emprunter les fournitures utiles, sans oublier les rallonges, les panneaux et le matériel de sécurité. Ajustez les quantités au nombre de visiteurs attendus et au nombre de créneaux de visite.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 4
Bureau d’accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Trousses de premiers secours

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Bandes adhésivesqté 4
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux d’orientationqté 16
Porte-affichesqté 12
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 3 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 8 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Chips nature - 8 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Petits pains - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Œufs - 30 pièces
- Pâte feuilletée - 6 paquets
- Mini-quiches surgelées - 6 boîtes
- Snacks végétariens - 6 boîtes
- Fromage frais aux herbes - 4 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 moulin
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Filtres à café - 2 paquets
- Glaçons - 12 sacs
- Serviettes - 8 paquets
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Gants jetables - 2 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Ouvre-bouteilles - 4 pièces
- Tire-bouchons - 3 pièces
- Allume-feu - 1 paquet
- Pochettes réfrigérantes - 12 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Sachets de sucre - 200 pièces
- Biscuits diététiques - 4 paquets

Conseils

Prévoyez un bureau d’accueil, des tables hautes et des porte-manteaux dès l’entrée : comptez au moins un point d’accueil pour 100 à 150 visiteurs attendus.
Pour le café et l’eau, prévoyez environ 2 tasses et 2 verres par visiteur si le lavage n’est pas possible sur place. Ajoutez des carafes d’eau et des pichets à café pour éviter les files d’attente.
Vérifiez le matériel électrique au moins 48 heures avant l’ouverture : chaque machine à café ou bouilloire doit avoir une prise accessible, avec des rallonges et multiprises adaptées.
Préparez les panneaux d’itinéraire et les informations de visite avant le jour J. Installez-les à l’entrée, aux changements de direction et près des espaces où les groupes attendent.
Gardez une trousse de premiers secours, des extincteurs et des lampes de poche accessibles au personnel. Répartissez aussi les talkies-walkies et les batteries externes avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 2 tasses, 2 verres et 1 assiette par visiteur lorsque la vaisselle ne peut pas être lavée pendant la journée. Ajoutez 10 à 15 % de réserve pour les pertes et les besoins des équipes.
Quand faut-il acheter le matériel pour une journée portes ouvertes ?: Faites l’inventaire 2 semaines avant l’événement et achetez ou réservez le matériel manquant au plus tard 7 jours avant. Contrôlez ensuite les quantités 48 heures avant l’ouverture.
Combien de tables et de chaises faut-il prévoir ?: Prévoyez une table d’accueil, puis une table supplémentaire par zone de service ou d’attente. Pour les assises, comptez une chaise pour chaque personne qui doit attendre, avec au moins 10 % de places en réserve.
Que faut-il prévoir pour les visites guidées ?: Préparez les supports imprimés, les panneaux d’information, les panneaux d’itinéraire et les microphones si les groupes sont nombreux. Regroupez ce matériel au moins 24 heures avant la première visite et testez les enceintes le même jour.

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