Journée des fournisseurs : la liste des achats à prévoir

Une journée des fournisseurs demande plus que du café et quelques badges. Il faut prévoir les boissons pour l’accueil, les pauses et les présentations, ainsi que la vaisselle, les plateaux et le matériel de service. Ajoutez les éléments souvent oubliés au dernier moment : glacières, rallonges, multiprises, porte-noms et panneau d’accueil. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réunir avant l’installation, pour éviter les courses urgentes le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Écran de présentation
Ordinateur portable
Défroisseur vapeur

Décoration

Porte-nomsqté 60
Sets de nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d'eauqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Serviettesqté 12

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 12 canettes
- Bière au gingembre - 12 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-wraps - 80 pièces
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Jambon séché - 1 kilogramme
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Roquette - 6 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Mini-quiches - 80 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 80 pièces
- Amuse-bouches vegan - 40 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Verres à dessert - 60 pièces
- Mousse au chocolat - 60 portions
- Serviettes - 200 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Pour le premier accueil, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par personne et par pause. Achetez aussi de l’eau en quantité suffisante pour les présentateurs et l’équipe technique.
Réservez ou réunissez la vaisselle au moins 7 jours avant : comptez une assiette, un verre et un jeu de couverts par invité, avec 10 % de marge pour les remplacements et les oublis.
Préparez le café pour toute la durée de la journée, pas seulement pour l’arrivée. Prévoyez une machine à café, une bouilloire et au moins une tasse par participant et par service.
Vérifiez 48 heures avant que les rallonges et multiprises couvrent la zone d’inscription, le buffet, les machines à café et la présentation. Testez chaque branchement avant l’arrivée des fournisseurs.
N’attendez pas le matin même pour les porte-noms, les nappes et le panneau d’accueil. Regroupez-les dans une caisse dédiée avec les plateaux et les couverts de service pour installer rapidement l’accueil et le buffet.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée des fournisseurs ?: Pour l’accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure. Ajoutez ensuite 1 à 2 boissons par personne et par pause, en prévoyant une marge de 10 %.
Quand acheter les boissons et les encas ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant la journée. Faites les courses fraîches la veille et mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début.
Combien de vaisselle faut-il prévoir par fournisseur invité ?: Prévoyez au minimum une assiette, un verre et un jeu de couverts par personne. Ajoutez 10 % de pièces supplémentaires, surtout pour les verres, les tasses et les assiettes à dessert.
Quand vérifier le matériel technique et les rallonges ?: Faites un premier contrôle 48 heures avant, puis testez les microphones, haut-parleurs, écran, ordinateur, rallonges et multiprises pendant l’installation. Gardez au moins une rallonge de secours si la configuration le permet.

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