Qué necesitas para una jornada de proveedores

Una jornada de proveedores necesita más que mesas y comida: también hay que preparar el registro, las presentaciones y las pausas. Esta lista reúne el material para recibir a los participantes, servir bebidas y aperitivos, y mantener el programa en marcha. Calcula la vajilla según el número de asistentes y añade un margen del 10 % para roturas o usos simultáneos. Comprueba con antelación que el lugar tiene enchufes suficientes para el café, el sonido y la pantalla.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Percherocant. 2

Vajilla

Copas de vinocant. 80
Copas de cervezacant. 80
Vasos para aguacant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Pantalla de presentación
Portátil
Plancha de vapor para ropa

Decoración

Portanombrescant. 60
Sets de mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Toallascant. 12

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Surtido de té - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 12 latas
- Ginger beer - 12 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Baguettes - 12 unidades
- Mini wraps - 80 unidades
- Queso crema - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Salmón ahumado - 1 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Brie - 1 kilogramo
- Jamón curado - 1 kilogramo
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 40 unidades
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Rúcula - 6 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Pesto - 4 frascos
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Mini quiches - 80 unidades
- Aperitivos vegetarianos - 80 unidades
- Aperitivos veganos - 40 unidades
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Vasitos de postre - 60 unidades
- Mousse de chocolate - 60 porciones
- Servilletas - 200 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula una copa de vino, una de cerveza y un vaso de agua por persona, más un 10 % de reserva. Para el café, prevé una taza por asistente en cada pausa y algunas adicionales para el equipo organizador.
Reserva una mesa exclusiva para el registro y prepara los portanombres antes del día del evento. Ten al menos un bolígrafo por cada 10 participantes y coloca el cartel de bienvenida donde se vea desde la entrada.
Para una presentación, comprueba el portátil, la pantalla, los micrófonos y los altavoces como conjunto. Haz una prueba de sonido y de imagen al menos 60 minutos antes de la llegada de los proveedores.
Enfría las bebidas con varias horas de margen y utiliza neveras portátiles si no hay suficiente espacio en las instalaciones. Separa las bebidas de bienvenida de las destinadas a la comida para no quedarte corto durante la recepción.
Confirma el mobiliario y la técnica entre 7 y 10 días antes, y vuelve a revisar la entrega 48 horas antes. No olvides cables alargadores y regletas: suelen faltar cuando el catering, las máquinas de café y el equipo audiovisual comparten la misma zona.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una jornada de proveedores?: Calcula una pieza por persona para cada servicio y añade un 10 % de margen. Como base, prepara un plato de cena, un plato de postre, cubiertos y un vaso de agua por asistente; suma copas según las bebidas que sirvas.
¿Cuántas bebidas debo comprar por persona?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona, combinando agua y otras opciones. Para una jornada de cuatro horas, suele ser útil prever entre 1,5 y 2 litros de agua por asistente, además de las bebidas del catering.
¿Cuándo debo probar el sonido y la pantalla?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de que lleguen los participantes. Comprueba también los cables, las regletas, el micrófono y la conexión del portátil, y deja 15 minutos extra para resolver fallos.
¿Cuándo debo confirmar el material y el mobiliario?: Confirma las reservas entre 7 y 10 días antes del evento y verifica la entrega 48 horas antes. El día anterior, revisa que estén disponibles las mesas, sillas, buffet, registro, perchero y soportes para micrófono.

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