Que faut-il prévoir pour une journée des relations ?

Une journée des relations demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le service des boissons et des amuse-bouches, ainsi que le matériel nécessaire aux présentations. Les verres, tasses, rallonges et badges sont souvent oubliés ou commandés trop tard. Utilisez cette liste pour vérifier vos achats et vos locations avant le jour J, en tenant compte du nombre d’invités et du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Supports de badges nominatifsqté 60
Ballonsqté 80
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière - 5 casiers
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin rosé - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Oignons rouges - 1 kilo
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Melons - 4 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigrette au pesto - 3 bouteilles
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Salade verte - 6 kilo
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Quiche végétarienne - 6 pièces
- Mini boulettes de viande - 5 kilos
- Brownies - 60 pièces
- Mini muffins - 60 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute et les erreurs d’impression.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure. Ajoutez de l’eau et prévoyez assez de glacières pour garder les bouteilles au frais.
Comptez une assiette et un couvert par personne pour le buffet, puis 10 % supplémentaire. Pour les desserts et les amuse-bouches, utilisez des assiettes séparées afin d’éviter de manquer de vaisselle en cours de journée.
Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 7 jours avant l’événement. Testez aussi les rallonges et multiprises sur place la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil.
Prévoyez une table d’inscription près de l’entrée, avec les badges, la liste de présence et un panneau d’accueil. Installez les tables de buffet et les machines à café avant l’arrivée des premiers participants, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une journée des relations ?: Prévoyez 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de réserve si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l’événement.
Combien de badges faut-il imprimer pour les participants ?: Imprimez un badge par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges ou supplémentaires. Préparez-les au plus tard la veille pour pouvoir corriger les noms et compléter les inscriptions.
Quand réserver le matériel de présentation ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 7 jours avant la journée des relations. Faites un test complet 2 heures avant l’ouverture, avec les présentations réellement utilisées.
Combien de temps faut-il pour installer le buffet et l’accueil ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les nappes, la vaisselle, les boissons et le comptoir d’inscription. Ajoutez 30 minutes si le mobilier ou la technique doit être livré sur place.

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