Que prévoir pour une journée des pairs ?

Une journée des pairs demande surtout une organisation précise de l’accueil, des repas et des échanges. Prévoyez la vaisselle, les tables, les chaises et le matériel nécessaire aux discussions et aux présentations. Les boissons chaudes, l’eau et le catering doivent être quantifiés dès que les inscriptions sont connues. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les rallonges, les glacières et les équipements à acheminer sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Nappesqté 8
Canapés de salonqté 2
Tables d'appointqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bolsqté 30
Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de présentation
Diables
Rallonges à enrouleurqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 12
Plaids apaisantsqté 6
Coussinsqté 10
Chevaletsqté 3
Papier pour chevaletqté 3
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 70
Blocs-notesqté 70
Flyers du programmeqté 70
Autocollants flèchesqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Bulletins de voteqté 100
Marqueurs pour les participantsqté 30
Pot à discussionsqté 2
Cartes de discussionqté 6
Pots à stylosqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé vert - 1 boîte
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Glaçons - 8 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Noix non salées - 2 sacs
- Raisins secs - 2 sacs
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 60 pièces
- Falafel - 3 kilos
- Filets de poulet - 3 kilo
- Riz - 5 kilos
- Pâtes - 4 kilos
- Sauce tomate - 8 pots
- Légumes sautés - 6 kilos
- Salade composée - 4 kilos
- Maïs - 6 boîtes
- Concombre - 8 pièces
- Feta - 1 kilo
- Sauce au yaourt - 4 bouteilles
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Sauce tomate - 4 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Beurre - 1 kilo
- Fromage râpé - 1 kilo
- Crème à la vanille - 6 litres
- Yaourt - 6 litres
- Muesli - 3 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Biscuits diététiques - 3 paquets
- Serviettes en papier - 6 paquets
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons de nettoyage - 10 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
Bacs à buffetqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Prévoyez au minimum 2 verres et 2 tasses par participant si vous ne souhaitez pas laver la vaisselle pendant la journée. Ajoutez 10 % de marge pour les accompagnateurs et les remplacements.
Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez l’eau en carafes et les produits frais dans des glacières jusqu’au service.
Réservez les équipements de présentation au moins 7 jours avant la rencontre : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, système de sonorisation et microphones sans fil. Testez-les sur place avant l’arrivée du groupe.
Préparez les badges nominatifs et imprimez la liste des participants 24 heures avant l’événement. Gardez quelques badges vierges et des marqueurs pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille. Vérifiez en même temps les besoins alimentaires et d’accessibilité déclarés lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une journée des pairs ?: Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un bol, un verre et une tasse par personne, plus 10 % de réserve. Pour 40 participants, cela représente 44 unités de chaque type utilisé.
Quelle quantité de boissons acheter pour une journée des pairs ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Pour une journée de 6 heures et 40 participants, prévoyez environ 280 à 360 portions, en incluant l’eau, le café et les autres boissons.
Quand acheter le catering pour une journée des pairs ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant et les produits frais la veille. Contrôlez les quantités après la clôture des inscriptions afin d’intégrer les régimes alimentaires signalés.
Quand préparer le matériel et les badges des participants ?: Finalisez les badges et la liste des participants au plus tard 24 heures avant l’accueil. Acheminez le mobilier, la vaisselle et le matériel technique sur le lieu la veille ou au moins 2 heures avant le début.

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