Que faut-il prévoir pour une journée des donateurs du jubilé ?

Pour une journée des donateurs du jubilé, prévoyez à la fois le mobilier d’accueil, la vaisselle du repas, les boissons et le matériel des discours. La liste doit couvrir les invités assis, le buffet, la pause café et la remise en ordre du lieu. Comptez séparément les verres à eau et à vin, les assiettes à gâteau et les équipements de présentation. Les besoins alimentaires, les badges et les supports imprimés sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Tables des invitésqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Tables de logeqté 2
Nappesqté 12
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannières d'anniversaireqté 3
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8
Guirlande de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Cadres photoqté 6
Décoration de tableqté 12
Bougeoirsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteau à gâteau
Couverts de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plats de service avec couvercleqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Formulaires d’inscriptionqté 80
Stylosqté 12
Cartes de numéros de tableqté 8
Cartes de remerciementqté 80
Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 5 casiers
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguette - 12 pièces
- Mini petits pains précuits - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon cuit - 1 kilo
- Rosbif - 1 kilo
- Poulet fumé - 1 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Olives - 6 bocaux
- Tomates séchées - 4 bocaux
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Salsa - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Pâtes - 5 kilo
- Riz - 4 kilo
- Pommes de terre - 8 kilos
- Légumes mélangés - 8 kilo
- Salade verte - 6 kilo
- Filet de poulet - 8 kilos
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Plateaux de poisson - 3 kilo
- Sauce tomate - 8 pots
- Sauce satay - 3 liters
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Oignons - 2 kilo
- Gâteau - 1 gros gâteau
- Crème fouettée - 6 bombes
- Biscuits - 8 paquets
- Chocolat - 2 kilo
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Torchons - 12 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 1 assiette, 1 fourchette, 1 couteau et 1 verre à eau par invité, plus 10 % de réserve pour les remplacements et les arrivées imprévues.
Pour le café, comptez 1 tasse par personne et vérifiez le débit des machines : une machine trop petite rallonge rapidement la pause de 30 à 45 minutes.
Testez le système de sonorisation, les microphones, le projecteur et l’écran au moins 2 heures avant l’accueil. Gardez plusieurs rallonges et multiprises disponibles pour éviter les branchements improvisés.
Réservez les tables de buffet, les nappes et les plateaux de service avant la dernière semaine. Le buffet demande souvent plus de surface que prévu, surtout si le gâteau et les boissons sont installés séparément.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez des glacières ou des bacs adaptés. Placez les boissons sans alcool à part pour que le service reste fluide pendant les discours.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une journée des donateurs ?: Prévoyez une pièce de chaque élément par invité pour le repas, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente par exemple 88 assiettes, fourchettes, couteaux et verres à eau.
Quand acheter les boissons pour la journée des donateurs ?: Faites l’inventaire définitif 7 jours avant et achetez les boissons non périssables à ce moment-là. Les boissons à servir fraîches doivent être mises au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 4 heures avant l’arrivée des invités.
Quel matériel faut-il pour les discours et la présentation ?: Prévoyez un système de sonorisation, des microphones, des haut-parleurs, un ordinateur portable, un projecteur et un écran. Testez chaque élément 2 heures avant le début, avec les câbles, rallonges et multiprises réellement utilisés sur place.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, le buffet et la technique. Ajoutez 30 minutes pour vérifier les toilettes, refroidir les dernières boissons et corriger la disposition avant l’ouverture.

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