Que faut-il prévoir pour une journée démo ?

Pour une journée démo, les achats ne se limitent pas au café et aux en-cas. Il faut aussi prévoir la vaisselle, le mobilier d’accueil et tout le matériel nécessaire aux présentations et aux stands. Quantifie les boissons selon le nombre de participants et vérifie les branchements avant le jour J. Cette liste t’aide à repérer les éléments souvent oubliés, notamment les rallonges, les câbles et les solutions pour garder les boissons au frais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Table de comptoir
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Serre-câbles

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Porte-nomsqté 60
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Marqueursqté 12
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Supports d’information A4qté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Sachets de thé - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Citrons - 2 kilo
- Citrons verts - 1 kilo
- Glaçons - 15 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Saumon fumé - 750 grammes
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Serviettes - 6 paquets
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 2 paquets
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Gants jetables - 2 boîtes

Conseils

Prévois environ 2 verres par participant pour l’eau, puis ajoute des verres à vin uniquement si le programme prévoit un service de vin. Pour le café, compte au moins 1 tasse par personne et quelques tasses supplémentaires pour les pauses.
Pour chaque démonstration, vérifie le matériel de présentation au moins 3 jours avant : ordinateur portable, projecteur, écran, haut-parleurs, microphone et cliqueur doivent être compatibles et testés ensemble.
Compte au minimum une multiprise et une rallonge par zone technique. Regroupe les câbles avec des serre-câbles afin de limiter les risques de chute lors de l’installation des stands.
Prépare le point boissons avec une machine à café, des bouilloires et des thermos si plusieurs pauses sont prévues. Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et prévois des glacières ou des conteneurs à glace.
Réserve assez de tables, chaises et tables hautes pour les participants, l’accueil et les démonstrations. Ajoute une table de comptoir pour les inscriptions et installe les porte-noms avant l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une journée démo ?: Prévois 2 verres à eau par participant pour couvrir l’accueil et les pauses. Ajoute environ 10 % de réserve, surtout si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l’événement.
Quand faut-il tester le projecteur et la sonorisation ?: Fais un premier test au moins 3 jours avant la journée démo avec l’ordinateur, les câbles HDMI, les haut-parleurs et le microphone. Recommence sur place au moins 2 heures avant l’ouverture pour vérifier les branchements réels.
Quelle quantité de café prévoir pour une journée démo ?: Compte environ 2 tasses par participant pour une journée comprenant une pause le matin et une l’après-midi. Prévois 10 à 15 % de café supplémentaire si les pauses sont longues ou si l’événement dure toute la journée.
Que faut-il acheter pour le buffet d’une journée démo ?: Prévois des assiettes, des couverts, des plateaux de service et des couverts de service, puis ajoute les planches à découper et les couteaux de cuisine pour la préparation. Achète ou emprunte ces éléments au plus tard la veille afin de pouvoir tout contrôler avant l’ouverture.

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