Que faut-il prévoir pour une journée de démonstration ?

Une journée de démonstration demande plus que le matériel présenté au public. Il faut aussi prévoir l’accueil, les branchements, la circulation entre les espaces et les supports remis aux visiteurs. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter, des tables aux adaptateurs en passant par les verres et les badges. Vérifiez les quantités après les inscriptions, puis faites un essai complet du matériel au moins 24 heures avant l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables hautesqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 100
Tabouretsqté 24
Jupes de tableqté 14
Présentoirs à dépliantsqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Moniteursqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 16
Adaptateursqté 8
Batteries externesqté 6
Pointeurs laserqté 3
Valises de démonstrationqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de bureauqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 14
Présentoirs pour cartes nominativesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Sangles de fixationqté 2
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Sachets de thé - 200 pièces
- Café décaféiné - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau plate - 60 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Verres à bière - 100 pièces
- Olives - 4 bocaux
- Noix de cajou salées - 4 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Sauce salsa - 4 pots
- Mini-boulettes de viande - 8 kilos
- Boulettes végétariennes - 4 kilo
- Brochettes de poulet - 6 kilos
- Falafels - 4 kilos
- Mini-quiches - 8 boîtes
- Mini-pizzas - 8 boîtes
- Feuilletés - 8 boîtes
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 3 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 4 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Fraises - 6 kilos
- Mini-pains - 200 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 8 pains
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous à tartiner - 3 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Laitue - 2 kilo
- Tomates - 3 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre - 2 kilo
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Mini muffins - 8 boîtes
- Donuts - 100 pièces
- Pâtisseries vegan - 40 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 40 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Glaçons - 30 kilos

Conseils

Prévoyez une multiprise et une rallonge pour chaque zone de démonstration équipée, puis ajoutez au moins 2 adaptateurs de secours pour les appareils aux formats différents.
Comptez un badge nominatif par visiteur inscrit, plus 10 % de réserve : pour 50 personnes, préparez donc 55 badges et suffisamment de porte-badges.
Pour le café et l’accueil, prévoyez au minimum 2 tasses et 2 verres par personne si le service dure une demi-journée, avec 10 % supplémentaire pour les remplacements.
Testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone et haut-parleur la veille. Gardez les batteries externes, câbles et pièces de rechange dans une valise de démonstration clairement identifiée.
Installez les panneaux de direction et les présentoirs à dépliants avant l’arrivée du public. Placez une poubelle à chaque zone de restauration et contrôlez les stocks 2 heures avant le début.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée de démonstration ?: Prévoyez le mobilier d’accueil, les tables et chaises, le matériel audiovisuel, les multiprises, rallonges, adaptateurs, supports imprimés, badges, vaisselle et poubelles. La quantité dépend du nombre d’inscrits et du nombre d’espaces de démonstration.
Combien de matériel de secours faut-il prévoir ?: Prévoyez au moins 1 adaptateur de rechange par zone, 2 rallonges supplémentaires pour l’ensemble de l’événement et une batterie externe par intervenant mobile. Testez et étiquetez ce matériel la veille.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Pour une demi-journée, comptez 2 tasses et 2 verres par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 visiteurs, cela représente 110 tasses et 110 verres si les deux types sont utilisés.
Quand faut-il vérifier les courses et le matériel ?: Faites un premier contrôle 48 heures avant l’événement, puis une vérification finale 2 heures avant l’accueil. Testez les présentations et les démonstrations au moins 24 heures à l’avance.

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