Qué necesitas para organizar un Día de demostración

Para un Día de demostración necesitas algo más que el material que se va a presentar. La recepción, las zonas de demostración y la circulación de visitantes requieren mobiliario, señalización y equipos preparados con antelación. También conviene prever cables, adaptadores, baterías y piezas de repuesto: suelen ser lo último que se comprueba y lo primero que causa retrasos. Usa esta lista para revisar las compras y dejar cada zona lista antes de la llegada del público.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesas altascant. 12
Mesascant. 14
Sillascant. 100
Taburetescant. 24
Faldones para mesascant. 14
Expositores para folletoscant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 6
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Monitorescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 16
Adaptadorescant. 8
Baterías externascant. 6
Punteros lásercant. 3
Kits de demostracióncant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de escritoriocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Banners de empresacant. 6
Bengalascant. 100
Decoración de mesacant. 14
Soportes para tarjetas de nombrecant. 8
Carteles de flechascant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 2
Portapapelescant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 4 paquetes
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Agua sin gas - 60 botellas
- Agua con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 12 botellas
- Vasos de cerveza - 100 unidades
- Aceitunas - 4 frascos
- Anacardos salados - 4 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa de salsa - 4 tarros
- Mini albóndigas - 8 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 4 kilo
- Brochetas de pollo - 6 kilos
- Falafel - 4 kilos
- Mini quiches - 8 cajas
- Mini pizzas - 8 cajas
- Hojaldres - 8 cajas
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 3 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahorias pequeñas - 4 kilo
- Pimientos - 20 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Fresas - 6 kilos
- Mini bollos - 200 piezas
- Pan integral - 8 panes
- Panecillos blancos - 8 panes
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Cobertura de hummus - 3 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Lechuga - 2 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Pepino - 3 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Mantequilla - 2 kilos
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 8 cajas
- Mini muffins - 8 cajas
- Donuts - 100 unidades
- Pasteles veganos - 40 unidades
- Bocaditos sin gluten - 40 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Cubitos de hielo - 30 kilos

Consejos

Prepara al menos un portátil, proyector, pantalla o monitor por zona de demostración, según el formato previsto. Prueba cada equipo completo con su presentación antes del día del evento.
Calcula los cables alargadores y regletas antes de colocar las mesas. Añade canaletas para cables y adaptadores compatibles; depender de un único enchufe o adaptador suele provocar cambios de última hora.
Lleva piezas de repuesto para cada kit de demostración y comprueba su contenido al menos 48 horas antes. Una prueba completa permite detectar baterías agotadas, conexiones incompatibles o componentes dañados.
Separa la vajilla por servicio: tazas para el café, vasos para el agua, copas de vino, platos y tenedores. Confirma las cantidades con el número final de visitantes y añade un margen para reposición.
Coloca el mostrador de recepción, las acreditaciones, los expositores de folletos y los carteles de ruta antes de abrir las puertas. Así las personas encuentran el registro y las zonas de demostración sin interrumpir las presentaciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipos necesito para un Día de demostración?: Como mínimo, prepara los portátiles y kits de demostración necesarios para cada zona, además de proyectores, pantallas o monitores cuando haya presentaciones. Ten listos también altavoces, micrófonos inalámbricos, soportes, punteros láser y baterías externas según el programa.
¿Cuándo debo comprobar las compras para el evento?: Haz una primera comprobación al recibir los materiales y una segunda al menos 48 horas antes del Día de demostración. El día anterior prueba los equipos, revisa los repuestos y confirma que los cables, adaptadores y regletas funcionan.
¿Cuánta vajilla debo comprar para una demostración?: Calcula una pieza por visitante para cada servicio y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Por ejemplo, para 40 visitantes prepara al menos 44 tazas, vasos, platos y tenedores si todos reciben el servicio.
¿Qué material de recepción y orientación hace falta?: Prepara un mostrador de recepción, acreditaciones, expositores para folletos y carteles de ruta antes de la apertura. Coloca una papelera cerca de la recepción y de las zonas de catering para evitar acumulaciones durante las demostraciones.

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