Organiser une journée d’inspiration, étape par étape

Une journée d’inspiration réussie repose d’abord sur un programme réaliste, puis sur une préparation très concrète. Commencez par fixer la date, le lieu et les temps forts avant de solliciter les intervenants et d’ouvrir les inscriptions. Les difficultés apparaissent souvent plus tard : besoins alimentaires incomplets, présentations incompatibles, matériel réparti dans la mauvaise salle ou boissons non refroidies. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil et au service traiteur.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
4
Faire des réservations pour le lieu
5
Finaliser les accords de restauration
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les infos de parking
12
Envoyer le programme aux participants
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Rassembler les présentations
15
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
16
Préparer les méthodes de travail
3 personnes
17
Imprimer les documents
2 personnes
18
Imprimer les formulaires d’évaluation
19
Trier le matériel par session
2 personnes
20
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Récupérer les clés du lieu
26
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
30
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
31
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
32
Installer des paperboards et des tables de travail
3 personnes
33
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
34
Préparer les badges nominatifs
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Aménager le buffet et la table d’apéritif
3 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
43
Encadrer les salles d’atelier
4 personnes
44
Distribuer le matériel pour les ateliers
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir les en-cas de pause
3 personnes
47
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
48
Recueillir les questions de la salle
49
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
51
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
52
Servir le café et le dessert
2 personnes
53
Animer le cocktail networking
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
55
Prononcer les remerciements et la clôture
2 personnes
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Débarrasser la vaisselle et les verres
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
65
Partager les photos et les présentations
66
Traiter les formulaires d'évaluation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Portant à vêtements

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 60
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 60
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Lampes de secoursqté 2

Matériel de présentation

Paperboardsqté 6
Feuilles pour paperboardqté 8
Tableaux blancsqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 20
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Porte-blocsqté 30
Lots d’autocollantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires d’arrivée, les interventions, les pauses et le temps nécessaire pour les changements de salle. Les participants doivent recevoir une version claire avant leur venue.
Traitez les inscriptions chaque semaine plutôt qu’à la dernière minute. Demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la journée et transmettez le total actualisé au traiteur.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus 2 à 3 jours avant. Vérifiez les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les microphones sans fil et le cliqueur, puis gardez un ordinateur de secours si possible.
Organisez la salle selon les sessions, pas seulement selon le nombre de chaises. Préparez la table d’inscription, les badges nominatifs, les tables hautes et les espaces de pause avant l’arrivée des premiers participants.
Ne gardez pas les achats et le refroidissement des boissons pour le matin même. Faites les courses la veille, mettez les boissons au frais suffisamment tôt et regroupez le matériel, les documents imprimés et la vaisselle par zone ou par session.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée d’inspiration ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités de restauration, les badges et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Comptez au moins 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la projection et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes pour tester les présentations et les microphones avant l’ouverture.
Quand vérifier le matériel technique ?: Faites un premier contrôle 2 à 3 jours avant, puis un test complet dans la salle la veille ou le matin même. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez un premier nombre à la réservation, puis confirmez le total final 5 à 7 jours avant. Intégrez les inscriptions tardives, les désistements et chaque régime alimentaire signalé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.