Journée d’accompagnement : la liste de courses complète

Pour une journée d’accompagnement, les oublis se concentrent souvent autour de l’accueil, des pauses et du matériel partagé entre les salles. Prévoyez la vaisselle, les boissons, le café et les en-cas en fonction du nombre d’inscrits, avec une marge pour les accompagnateurs et les imprévus. Les badges, programmes imprimés et panneaux d’orientation doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur. Cette liste vous aide à rassembler les achats et le matériel à emporter au même endroit.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 90
Assiettesqté 80
Bolsqté 30
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Carafes d'eauqté 8

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 80
Brochures du programmeqté 80
Chemises de présentationqté 10
Presse-papiersqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Panneaux de directionqté 20

Décoration

Nappesqté 10
Guirlande de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 10 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Houmous - 6 pots
- Salsa - 4 pots
- Mélange de noix - 2 kilos
- Crackers - 6 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 8 paquets
- Fromage jeune - 3 kilos
- Houmous pour le pain - 2 kilo
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pâtes végétarienne - 4 kilos
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 4 boîtes
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Gardez une réserve séparée pour les accompagnateurs et les intervenants.
Comptez un gobelet, une assiette et un jeu de couverts par personne, avec 10 % de marge. Ajoutez des bols si les en-cas comprennent des préparations servies à la cuillère.
Pour le point café, prévoyez au moins une tasse par participant attendu sur la pause et deux machines à café ou bouilloires si le groupe est réparti dans plusieurs salles. Remplissez les thermos juste avant l’accueil.
Imprimez les badges et les programmes au plus tard la veille, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Préparez aussi quelques chemises de présentation et presse-papiers pour les documents remis sur place.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les enceintes et les branchements au moins 60 minutes avant le début. Prenez une rallonge et une multiprise de secours par zone équipée, plutôt que de déplacer le matériel au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée d’accompagnement ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les accompagnateurs et les consommations imprévues.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou apporter ?: Prévoyez un gobelet, une assiette et un jeu de couverts par participant, plus 10 % de réserve. Pour le café, comptez une tasse par personne et par pause, ou utilisez des gobelets réutilisables si le service est réparti entre plusieurs espaces.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Imprimez-les la veille et regroupez-les par ordre alphabétique ou par groupe. Préparez 5 à 10 % de badges et de programmes supplémentaires pour les inscriptions tardives et les erreurs de saisie.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le matériel ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil, puis consacrez les 60 dernières minutes aux tests des présentations, des écrans, du son et des branchements. Cela laisse 30 minutes pour corriger un problème sans retarder le programme.

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