Qué necesitas para una Jornada de acompañamiento

Para una Jornada de acompañamiento necesitas preparar dos zonas distintas: la recepción y las aulas o salas de visita. La lista combina material de registro, señalización, catering separado por preferencias dietéticas y equipo para presentaciones. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. Lo que suele llegar tarde son los programas impresos, las tarjetas de nombre, los cables y las bebidas ya frías.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 90
Platoscant. 80
Cuencoscant. 30
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces portátilescant. 2

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 80
Folletos del programacant. 80
Carpetas de presentacióncant. 10
Portapapelescant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Carteles de flechascant. 20

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnalda de banderinescant. 6
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Limones - 10 unidades
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Hummus - 6 tarrinas
- Salsa - 4 tarros
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Crackers - 6 paquetes
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Wraps - 8 paquetes
- Queso joven - 3 kilos
- Hummus para pan - 2 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de pasta vegetariana - 4 kilos
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 4 cajas
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes

Consejos

Prepara una tarjeta de nombre y un bolígrafo por asistente, más un 10 % adicional para cambios de última hora. Coloca el material en la mesa de registro antes de recibir al primer visitante.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y deja una parte enfriando en neveras portátiles. Reparte el agua en jarras y reserva termos para mantener disponibles el café y el té.
Separa el catering por dieta antes de colocarlo en el buffet y utiliza bandejas y cuencos diferenciados. Marca cada opción con claridad para evitar preguntas y cruces durante la jornada.
Lleva un programa impreso por asistente y prepara entre cinco y diez copias extra. Imprime también las señales de ruta con antelación y colócalas antes de abrir la recepción.
Prueba el proyector, la pantalla, los portátiles, los altavoces y los cables al menos un día antes. En cada sala, deja una regleta y un cable alargador disponibles para no depender de una única toma.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas tarjetas de nombre necesito para una Jornada de acompañamiento?: Prepara una tarjeta por persona inscrita y añade un 10 % de reserva. Para 40 asistentes, por ejemplo, lleva al menos 44 tarjetas y bolígrafos.
¿Cuánta bebida debo comprar para este evento?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para el resto de la jornada. Para 40 asistentes, son entre 80 y 120 bebidas para la primera hora.
¿Cuándo debo enfriar las bebidas?: Ponlas en las neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes de la recepción. Si son muchas, enfría una parte la noche anterior y repón durante el evento.
¿Cuándo hay que probar el proyector y los altavoces?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir a los visitantes. Comprueba también los portátiles, las regletas y los cables alargadores.

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