Wat heb je nodig voor een meeloopdag?

Voor een meeloopdag heb je meer nodig dan koffie en een programma. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, lokalen vinden en tussendoor iets eten of drinken. Denk daarom aan naamkaartjes, programmafolders, routebordjes, presentatiemateriaal en voldoende servies. Voor de ontvangst zijn een registratiebalie, tafels en stoelen nodig; voor de rondleiding per lokaal de juiste materialen en een werkende presentatie-opstelling. Gebruik de aanmeldlijst als basis voor hoeveelheden en houd extra exemplaren achter de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 90
Bordenaantal 80
Kommenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Presentatiemappenaantal 10
Klembordenaantal 10
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Ice tea - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Citroenen - 10 stuks
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Hummus - 6 kuipjes
- Salsa - 4 potten
- Notenmix - 2 kilo
- Crackers - 6 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wraps - 8 pakken
- Jonge kaas - 3 kilo
- Hummus voor brood - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Sla - 8 kroppen
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pastasalade - 8 kilo
- Vegetarische pastasalade - 4 kilo
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 4 dozen
- Servetten - 300 stuks
- Papieren rietjes - 100 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken

Tips

Reken per deelnemer op één naamkaartje, één programmafolder en één pen bij de registratiebalie. Print daarnaast 5 tot 10 extra programmafolders voor onverwachte bezoekers of zoekgeraakte exemplaren.
Plan per lokaal minimaal één laptop, de benodigde presentaties en een passende aansluiting. Neem per presentatieruimte minstens één verlengsnoer en één stekkerdoos mee en test de beamer en het projectiescherm vóór de ontvangst.
Zet voor elk koffiepunt een koffiezetapparaat of waterkoker, thermoskannen, koffiekopjes, herbruikbare bekers en waterkaraffen klaar. Koel dranken uiterlijk 2 uur voor de start en gebruik aparte koelboxen als opslag en uitgifte niet op dezelfde plek staan.
Houd bij hapjes en catering rekening met de opgegeven dieetwensen. Scheid dieetproducten van de gewone catering en gebruik aparte kommen, opscheplepels en serveerbladen om verwisseling tijdens de meeloopdag te voorkomen.
Maak per begeleider een presentatiemap of klembord met het programma, de bezoekersroute en praktische instructies. Leg de materialen uiterlijk 30 minuten voor de eerste ontvangst per lokaal klaar, zodat begeleiders niet meer hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel naamkaartjes heb ik nodig voor een meeloopdag?: Maak voor iedere aangemelde bezoeker één naamkaartje en neem 5 tot 10 extra exemplaren mee. Zo kun je ook een vergeten of beschadigd kaartje direct vervangen.
Hoeveel programmafolders moet ik printen?: Print één programmafolder per aangemelde bezoeker en minimaal 5 extra. Bij een groep van 40 bezoekers leg je dus minstens 45 folders klaar.
Wanneer moet ik de dranken voor een meeloopdag koelen?: Zet de dranken uiterlijk 2 uur voor de start koud. Controleer daarna bij het opbouwen of er bij het koffiepunt voldoende gekoelde drank, bekers en waterkaraffen staan.
Hoeveel presentatiesets heb ik nodig per lokaal?: Voor elk lokaal waar een presentatie plaatsvindt heb je minimaal één laptop, beamer en projectiescherm nodig. Leg daarnaast per lokaal minstens één verlengsnoer en stekkerdoos klaar en test alles vóór de bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.