Que faut-il prévoir pour une journée de concessionnaires ?

Une journée de concessionnaires demande plus qu’un espace de présentation et quelques brochures. Il faut prévoir l’accueil des participants, les démonstrations de modèles, les présentations et les temps de restauration. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel audiovisuel et les équipements pratiques à acheter ou à apporter. Vérifiez les quantités dès que les inscriptions commencent, puis ajustez-les avec le nombre final de participants et les besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables promotionnellesqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Bouteilles verseusesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Sacs isothermesqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Bannières sur piedqté 6
Supports de badges nominatifsqté 60
Tapis rouge
Compositions floralesqté 8
Cartes de numéros de tableqté 10
Présentoirs à brochuresqté 8
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 70

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Boisson au gingembre - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Couques au beurre - 70 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Mini-croissants - 70 pièces
- Mini petits pains au fromage - 70 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 70 pièces
- Petits pains multigrains - 70 pièces
- Mini pains - 70 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Rosbif - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Tranches végétariennes - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Oignon rouge - 1 kilo
- Poivrons - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Sauce vinaigrette balsamique - 3 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Salade de riz - 5 kilo
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 5 kilos
- Légumes grillés - 4 kilos
- Brochettes de poulet - 70 pièces
- Brochettes végétariennes - 35 pièces
- Mini boulettes de viande - 70 pièces
- Boulettes de falafel - 35 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilo
- Mélange apéritif - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Brownies - 70 pièces
- Mini muffins - 70 pièces
- Assortiment de chocolat - 3 kilos
- Biscuits - 4 kilos
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 flacons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée des tables promotionnelles et placez les badges, la liste des participants et les informations pratiques au même endroit. Comptez environ 1 mètre de table pour 25 à 30 badges.
Pour les présentations et démonstrations, testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Ajoutez une rallonge et une multiprise de secours par zone technique.
Pour le café d’accueil, prévoyez une machine à café ou une bouilloire, des thermos et des tasses en fonction du nombre d’inscrits. Une capacité de 1 tasse par personne au premier service évite de commencer la journée avec un manque de vaisselle.
Ne limitez pas la vaisselle aux assiettes et aux couverts du déjeuner : les verres à eau, les verres à vin, les assiettes à dessert et les cuillères à café sont souvent oubliés lors de la commande du catering.
Réservez les tables, chaises, tables hautes, portants et tables de buffet avant de finaliser l’aménagement. Gardez une zone libre pour les livraisons et vérifiez les places de parking au plus tard une semaine avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une journée de concessionnaires ?: Prévoyez une chaise par participant attendu pour les présentations, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente donc 84 à 88 chaises, selon la configuration de la salle.
Quand commander le matériel audiovisuel ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les pieds de micro au moins 2 à 3 semaines avant la journée. Faites un test complet environ 2 heures avant l’ouverture, avec les présentations définitives.
Quelle quantité de vaisselle faut-il prévoir pour le catering ?: Basez la commande sur le nombre final de participants et prévoyez 10 % de vaisselle supplémentaire. Pour 60 personnes, comptez par exemple au moins 66 assiettes, verres et couverts utilisés pendant le service concerné.
Quand préparer les badges et la table d’inscription ?: Imprimez la liste des participants et préparez les badges 1 à 2 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Installez ensuite la table d’inscription avec les badges classés par ordre alphabétique et les informations d’itinéraire.

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