Que faut-il prévoir pour une formation à la collecte de fonds ?

Une formation à la collecte de fonds demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel de cours, les pauses, les repas et une installation audiovisuelle fiable. Cette liste rassemble les éléments à acheter, emprunter ou réserver avant le jour J. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et le nombre final d’inscrits avant de confirmer le catering et les quantités.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6
Plateaux pour snacksqté 8

Matériel de cours

Feuilles de travailqté 60
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 60
Badges nominatifsqté 60
Certificatsqté 55
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Presse-papiersqté 10

Catering

Carafes d'eauqté 8
Pichets de caféqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Miel - 1 pot
- Eau plate - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 5 pains
- Wraps complets - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 1 kilo
- Yaourt - 5 litres
- Muesli - 2 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix non salées - 1,5 kilo
- Salade de riz - 4 kilos
- Salade de pâtes - 4 kilos
- Salade verte - 3 kilos
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Falafel végétarien - 3 kilo
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-muffins - 60 pièces
- Barres chocolatées - 30 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3

Conseils

Prévoyez un badge nominatif, un bloc-notes et un stylo par participant, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou le matériel oublié.
Pour une journée complète, comptez au moins une tasse à café et un verre par personne, puis ajoutez 10 % de vaisselle pour absorber la casse et les échanges entre les pauses et les repas.
Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le câble HDMI au moins 7 jours avant la formation. Testez la présentation avec le même branchement dans la salle, idéalement la veille.
Pour le café et le thé, prévoyez les machines à café, les bouilloires et les thermos avant l’arrivée des participants. Faites refroidir les boissons plusieurs heures à l’avance plutôt qu’au dernier moment.
Préparez la table d’inscription et les tables de buffet avant l’ouverture des portes. Gardez les rallonges et multiprises accessibles, sans les faire passer dans les zones de circulation.

Questions fréquentes

Combien de stylos et de blocs-notes prévoir par participant ?: Prévoyez un stylo et un bloc-notes par participant inscrit, avec 5 à 10 % de réserve. Pour 30 personnes, cela représente 33 exemplaires de chaque matériel.
Quand faut-il commander le catering pour une formation ?: Confirmez le catering au moins 7 jours avant la formation, lorsque la liste des participants et les besoins alimentaires sont presque définitifs. Vérifiez une dernière fois les quantités 48 heures avant.
Combien de verres et de tasses faut-il pour 20 participants ?: Prévoyez au minimum 22 verres et 22 tasses pour 20 participants, soit 10 % de réserve. Ajoutez les assiettes, couverts et cuillères à café en fonction du déjeuner, du dîner et des pauses prévues.
Que faut-il tester pour la présentation avant le jour J ?: Testez au moins le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, le micro sans fil et chaque multiprise la veille. Gardez un câble de rechange ou une solution de secours si le matériel est disponible.

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