Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes à la ferme ?

Pour une journée portes ouvertes à la ferme, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux encas. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les visiteurs, servir un buffet, organiser les visites et baliser les zones accessibles. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais compte au minimum un verre, une assiette et un couvert par personne, avec une marge de 10 à 15 %. Le matériel électrique et la signalétique sont souvent réservés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Haut-parleurs de fêteqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Barrières de fouleqté 12
Panneaux de directionqté 15
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 150
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6
Stations de lavage des mainsqté 3
Straw de jeuqté 8
Brouettesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux de fermeqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait pour café - 6 paquets
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Petits pains - 150 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Melons - 4 pièces
- Fraises - 4 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mini-biscuits - 5 kilos
- Gâteaux - 8 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Glace à la vanille - 8 litres
- Biscuits au chocolat - 6 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Sauce barbecue - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Basilic - 4 bouquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Cure-dents - 2 boîtes
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Étiquettes alimentaires - 2 paquets

Conseils

Prévois un gobelet ou un verre, une assiette et les couverts pour chaque visiteur, puis ajoute 10 à 15 % pour les bénévoles, les enfants et les remplacements.
Pour le premier créneau, compte environ deux à trois boissons par personne et par heure. Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture, en gardant une glacière de réserve.
Prépare les éléments du buffet la veille, mais découpe les produits frais le jour même. Prévois au moins deux plateaux de service et deux pinces si plusieurs groupes doivent se servir rapidement.
Réserve les tentes, tables et chaises dès que la capacité d’accueil est fixée. Ajoute une table d’accueil distincte et vérifie 7 jours avant que les livraisons et le mobilier arriveront bien sur le site.
Teste les rallonges, multiprises, haut-parleurs et le micro sans fil au moins 24 heures avant. Sur une ferme, vérifie aussi que les câbles ne traversent ni le trajet des visiteurs ni les zones des animaux.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une journée portes ouvertes à la ferme ?: Prévois une assiette, un bol, un verre, une tasse et un jeu de couverts par personne inscrite, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Pour 100 visiteurs, cela représente donc 110 à 115 unités de chaque élément utilisé.
Quelle quantité de boissons acheter pour une ferme ouverte au public ?: Compte deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Pour 100 personnes présentes pendant 3 heures, prévois environ 400 à 500 boissons, selon la météo et la présence d’enfants.
Quand réserver les tentes et le mobilier pour l’événement ?: Réserve les tentes, tables, chaises et tables de buffet dès que le nombre maximal de visiteurs est connu, idéalement 3 à 4 semaines avant. Confirme la livraison au moins 7 jours avant l’ouverture.
Que ne faut-il pas oublier pour les visites guidées à la ferme ?: Prévois des panneaux visibles, des flèches d’itinéraire et un micro sans fil si les groupes dépassent 20 personnes. Termine le balisage et teste le parcours au moins 2 heures avant l’arrivée du premier groupe.

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