Que faut-il prévoir pour une exposition d’art ?

Une exposition d’art demande plus que des cadres et des boissons. Il faut prévoir le matériel d’accrochage, protéger les œuvres pendant le transport, éclairer chaque pièce et organiser l’accueil des visiteurs. Cette liste couvre aussi le vestiaire, le paiement des ventes, les étiquettes, les panneaux et le catering. Vérifiez les quantités après avoir établi le plan de salle et confirmé le nombre d’œuvres, d’artistes et de visiteurs attendus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 24
Portantsqté 2
Soclesqté 8
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiement
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Panneaux d'information encadrésqté 6
Nappesqté 8
Compositions florales artificiellesqté 6
Porte-nomsqté 10
Numéros de vestiaireqté 100

Matériel d’art

Rails de suspensionqté 20
Crochets de suspensionqté 40
Câbles en acierqté 40
Prises muralesqté 50
Visqté 100
Film à bullesqté 2
Couvertures de déménagementqté 12
Gants de travailqté 6
Mètres rubansqté 2
Niveaux à bulleqté 2
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Ruban de masquageqté 6
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Sous-tassesqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Vin pétillant sans alcool - 6 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Tapenade d’olives - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Jambon de Parme - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 4 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Biscuits salés - 8 paquets
- Olives - 6 bocaux
- Beurre - 2 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Glaçons - 10 sacs
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Éponges - 6 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
Glacières avec accumulateurs de froidqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Inscription

Livre d’or
Stylosqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Jetons de vestiaireqté 100
Cartes QR codeqté 20

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants sanitairesqté 4

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Panneaux d'avertissementqté 4

Conseils

Prévoyez au moins deux crochets et deux points d’accroche par œuvre suspendue, puis ajoutez une réserve de 10 % pour les ajustements de dernière minute. Mesurez chaque mur avant d’acheter rails, câbles, vis et prises murales.
Pour le transport, comptez une couche de film à bulles autour de chaque œuvre fragile et une couverture de déménagement par caisse ou groupe d’œuvres. Gardez les gants de travail et un mètre ruban sur place pour les contrôles et les retouches.
Prévoyez un projecteur LED par zone à éclairer, avec au moins une rallonge et une multiprise par zone si les prises sont éloignées. Testez l’éclairage après l’accrochage, car les œuvres peuvent créer des ombres sur les étiquettes et les panneaux.
Pour l’accueil, installez une table de réception, un ordinateur portable, une imprimante et un terminal de paiement. Préparez les listes de prix et les étiquettes avant l’ouverture, puis gardez une solution de secours pour noter une vente si le terminal tombe en panne.
Pour les boissons, comptez deux à trois consommations par personne pendant la première heure, puis adaptez selon la durée du vernissage. Mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant l’arrivée du public et prévoyez une machine à café ou une bouilloire pour chaque point de service.

Questions fréquentes

Combien de crochets faut-il pour une exposition d’art ?: Comptez deux crochets par œuvre suspendue lorsque le format ou le poids le justifie, plus 10 % de réserve. Pour 30 œuvres, prévoyez donc au minimum 66 crochets.
Combien de temps faut-il pour préparer une exposition ?: Réservez au moins une demi-journée pour nettoyer la salle, installer les rails, accrocher les œuvres, placer les étiquettes et régler les projecteurs. Ajoutez 2 à 3 heures si les œuvres arrivent le même jour.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un vernissage ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Pour 50 invités pendant deux heures, cela représente environ 150 à 200 boissons selon le type de service.
Quand faut-il imprimer les étiquettes et les listes de prix ?: Imprimez-les au moins 24 heures avant l’ouverture, après avoir vérifié la liste définitive des œuvres et des prix. Gardez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les erreurs, les changements de salle ou les remplacements.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.