Que faut-il acheter pour une discussion avec l’artiste ?

Une discussion avec l’artiste demande surtout une organisation précise de l’accueil, du service et de la technique. Prévoyez la vaisselle pour le café et les boissons, les tables et les chaises, ainsi que les badges et les supports d’information. Les microphones, haut-parleurs et câbles doivent être disponibles avant l’installation, pas le jour même au dernier moment. Cette liste vous aide à faire les achats et à rassembler le matériel nécessaire pour recevoir le public dans de bonnes conditions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables de discussionqté 2
Tables d’informationqté 2
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Panneaux de directionqté 8
Brochures du programmeqté 80
Nappesqté 6
Vasesqté 6
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Balai et pelleqté 2

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Serviettesqté 200
Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Vin blanc - 10 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Glaçons - 8 sacs
- Baguettes - 8 pièces
- Pains complets - 4 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage vegan - 500 grammes
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Roquette - 6 sacs
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Biscuits salés - 8 paquets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Nems aux légumes - 120 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Biscuits vegan - 40 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 verres par personne pour une rencontre de deux heures, puis ajoutez 10 % de marge pour les verres utilisés par les intervenants et les changements de boisson.
Pour le café, comptez une tasse par personne et prévoyez 10 à 15 % de tasses supplémentaires. Les thermos doivent être remplis juste avant l’accueil afin que le café reste chaud.
Achetez ou rassemblez les consommables de service au moins 48 heures à l’avance : assiettes, fourchettes, couteaux, cuillères, petits bols et pinces sont souvent oubliés lorsque le traiteur ne fournit pas la vaisselle.
Réservez le matériel technique au moins 7 jours avant la rencontre. Il faut notamment vérifier la disponibilité des microphones sans fil, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, vidéoprojecteur, écran et câbles.
Préparez un badge nominatif par participant inscrit, intervenant et membre de l’équipe, avec 10 % de badges vierges en réserve. Imprimez aussi les brochures du programme et les panneaux de direction avant le montage de la salle.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une discussion avec l’artiste ?: Comptez 2 verres par personne pour une rencontre d’environ deux heures, avec une marge de 10 %. Pour 50 participants, prévoyez donc au moins 110 verres afin de couvrir les intervenants et la casse éventuelle.
Combien de tasses faut-il pour le café ?: Prévoyez une tasse par personne, plus 10 à 15 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente 55 à 58 tasses, avec suffisamment de thermos ou de machines à café pour le service prévu.
Quand faut-il réserver le matériel audio et vidéo ?: Réservez les microphones, haut-parleurs, table de mixage, vidéoprojecteur et écran au moins 7 jours avant l’événement. Testez ensuite le son et les branchements le jour du montage, puis refaites un contrôle 60 minutes avant l’arrivée du public.
Combien de badges nominatifs imprimer ?: Imprimez un badge pour chaque personne inscrite, chaque artiste, le modérateur et chaque membre de l’équipe. Ajoutez 10 % de badges vierges, afin de pouvoir accueillir les inscriptions de dernière minute sans réimprimer toute la série.

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