Que faut-il prévoir pour une course caritative ?

Une course caritative demande plus que des dossards et quelques bouteilles d’eau. Il faut équiper le départ, baliser le parcours, organiser les ravitaillements et prévoir le matériel des bénévoles. Pour les achats, partez du nombre définitif de participants et ajoutez une marge de 10 % pour les gobelets, les collations et les consommables. Vérifiez aussi les livraisons plusieurs jours avant l’événement : le matériel de sécurité et les supports de signalisation sont souvent oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappeqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 40
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 8
Médaillesqté 20
Prixqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Formulaires de sponsoringqté 250
Braceletsqté 250
Cartes d'itinéraireqté 100

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bannières sponsorsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses
- Spa Blauw - 240 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 12 pièces
- Sandwiches - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Fromage - 4 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 12 pots
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture - 4 pots
- Beurre - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Pommes - 180 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Oranges - 100 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Barres de muesli - 250 pièces
- Petits pains aux raisins - 120 pièces
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Biscuits - 10 paquets
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Tartinade vegan - 12 paquets
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Produit de nettoyage - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 8 bouteilles
- Pansements - 6 boîtes
- Compresses stériles - 4 boîtes
- Ruban de sport - 8 rouleaux
- Gants jetables - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez un dossard et un bracelet pour chaque participant, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les erreurs d’inscription ou les remplacements de dernière minute.
Pour chaque point d’eau, installez des carafes, des gobelets réutilisables et une glacière. Comptez au moins 2 gobelets par participant si un seul ravitaillement est prévu, davantage par forte chaleur.
Préparez le balisage avant le jour J : flèches, cônes, ruban de balisage et bornes kilométriques doivent être regroupés par zone du parcours, avec une réserve d’environ 10 % de flèches.
Réservez une table d’inscription, une table de buffet et des chaises pour les bénévoles au moins 1 semaine à l’avance. Ajoutez une tente si l’inscription ou le ravitaillement doit rester possible sous la pluie.
Testez la sonorisation mobile, les microphones, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant le départ. Prévoyez des batteries externes et des lampes LED pour les zones mal éclairées ou une installation qui se prolonge.

Questions fréquentes

Combien de dossards prévoir pour une course caritative ?: Prévoyez un numéro de départ et un bracelet de dossard par participant inscrit. Ajoutez 10 % de réserve : pour 200 participants, préparez donc environ 220 exemplaires.
Combien de gobelets faut-il pour une course caritative ?: Comptez au minimum 2 gobelets réutilisables par participant pour un point d’eau unique. Pour 200 participants, prévoyez donc 400 gobelets, puis augmentez la quantité en cas de forte chaleur ou de plusieurs ravitaillements.
Quand acheter le matériel de balisage ?: Faites l’inventaire et les achats au moins 2 semaines avant la course. Contrôlez les livraisons 3 à 5 jours avant, puis regroupez les flèches, cônes et rubans par section du parcours.
Que faut-il prévoir pour l’inscription le jour de la course ?: Prévoyez au minimum une table d’inscription, des chaises, les listes définitives, les dossards triés et les formulaires de sponsoring. Installez le point d’accueil 60 à 90 minutes avant le premier départ pour absorber les arrivées tardives.

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