Que faut-il acheter pour une conférence sur le climat ?

Une conférence sur le climat demande plus qu’un vidéoprojecteur et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le service du café, les supports de présentation et les branchements, souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à réunir le mobilier, la vaisselle réutilisable, le matériel technique et les fournitures nécessaires. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et vérifiez les besoins alimentaires avant de faire les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table de scène
Table d'inscription

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Décoration

Nappeqté 8
Badges nominatifsqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Panneaux d'informationqté 6
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Distributeurs thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Bacs à buffetqté 8
Pains de glaceqté 16
Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 2 kilo
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Laitue pommée - 10 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Pain complet - 20 pains
- Petits pains complets - 100 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture de fraises - 4 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage vegan - 2 kilos
- Falafel - 5 kilo
- Salade de lentilles - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade verte mélangée - 6 kilos
- Wraps complets - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 3 kilos
- Noix mélangées - 3 kilo
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Poivre - 2 moulins
- Sel - 2 paquets
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une chaise par participant, puis ajoutez 2 à 4 chaises de réserve pour les intervenants, les organisateurs ou les changements de dernière minute.
Pour le café et le thé, comptez au moins une tasse réutilisable par personne et 1 à 2 pichets ou théières selon la durée de la conférence. Préparez aussi quelques verres pour l’eau de la scène.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI et le micro sans fil au moins 24 heures avant l’accueil. Gardez 2 rallonges et 1 multiprise accessibles plutôt que cachées derrière la scène.
Installez la table d’inscription avant l’ouverture et prévoyez un badge nominatif par inscrit, avec environ 10 % de badges supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.
Ne commandez pas le catering avant d’avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez les quantités au traiteur au plus tard 2 à 3 jours avant la conférence et prévoyez des plateaux, des louches et des planches de découpe si le service se fait sur place.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence sur le climat ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 2 à 4 chaises de réserve. Ajoutez également les sièges nécessaires pour les intervenants et l’équipe d’accueil.
Combien de badges faut-il imprimer pour une conférence ?: Imprimez un badge par personne confirmée et ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 50 participants, prévoyez donc 55 badges et supports de badges.
Quand tester le matériel technique d’une conférence ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le micro et les haut-parleurs.
Combien de tasses et de verres prévoir pour une conférence ?: Comptez au minimum une tasse réutilisable et un verre par participant. Pour une conférence de 40 personnes, prévoyez au moins 40 tasses et 40 verres, plus 10 % de réserve si le lavage n’est pas possible pendant l’événement.

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