Que faut-il acheter pour une conférence sur l’art ?

Pour une conférence sur l’art, les oublis concernent souvent l’accueil et la technique plutôt que le contenu. Prévois les boissons, le café, les encas et la vaisselle pour le nombre réel d’inscrits, puis vérifie que chaque présentation peut être projetée et entendue. Cette liste couvre aussi les éléments faciles à laisser au dernier moment : badges, panneaux d’information, câbles, rallonges et multiprises. Fais les courses au plus tard la veille, afin de garder le jour même pour l’installation et les tests.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Louchesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneaux d'informationqté 4
Cadres photoqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café regular - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Thé vert - 1 boîte
- Sucre en morceaux - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Vin blanc sec - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Noix salées - 3 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Mini tomates - 2 kilogram
- Baguettes - 8 pièces
- Crackers complets - 6 paquets
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Quiche végétarienne - 6 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Tartinade de légumes vegan - 4 barquettes
- Mayonnaise - 1 pot
- Moutarde - 1 pot
- Miel - 1 pot
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévois environ 2 à 3 verres d’eau par personne pour une conférence de deux heures, plus 10 % de réserve. Les verres et les bouteilles ou carafes sont souvent oubliés lors de la préparation de la table d’accueil.
Pour le café et le thé, compte 1 à 2 tasses par participant, avec une réserve de 10 %. Mets les boissons au frais et prépare les thermos avant l’arrivée du public, plutôt que pendant les inscriptions.
Achète les encas en portions individuelles : une portion par personne pour une pause courte, ou deux si la conférence dure une demi-journée. Prévois aussi des assiettes, des couverts et des plateaux de service adaptés.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’ouverture. Emporte les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises nécessaires : une présentation peut être prête, mais inutilisable sans le bon branchement.
Prépare les badges nominatifs et les panneaux d’information avant l’ouverture du lieu. Ajoute quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute et place la signalétique à l’entrée, à la table d’inscription et près de la salle.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence sur l’art ?: Pour une conférence de deux heures, compte 2 à 3 verres d’eau par personne, avec 10 % de réserve. Si une pause est prévue, ajoute 1 boisson chaude par participant et quelques portions supplémentaires pour les intervenants.
Combien de café faut-il pour 50 personnes ?: Prévois 50 à 75 tasses pour une conférence de deux heures, selon la durée et la présence d’une pause. Ajoute environ 10 % de réserve et vérifie que les machines à café, les thermos, les tasses et les cuillères sont disponibles.
Quand acheter les encas pour une conférence ?: Achète les encas la veille si leur conservation le permet, puis prépare les plateaux le jour même. Compte 1 portion par personne pour une pause courte et 2 portions pour une conférence d’une demi-journée.
Que faut-il vérifier avant une présentation artistique ?: Fais un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câble HDMI, micro et haut-parleurs. Vérifie aussi les rallonges et les multiprises, car elles manquent souvent au moment du branchement.

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