Que faut-il acheter pour une conférence réseau ?

Pour une conférence réseau, les oublis se concentrent souvent autour de l’accueil, des pauses et de la technique. Prévoyez dès le départ les boissons, la vaisselle, les plateaux de service et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste couvre aussi les glacières, les thermos et les ustensiles de cuisine utiles le jour J. Calculez les quantités à partir du nombre confirmé de participants, puis ajoutez une petite marge pour les intervenants et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 10
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Carafes d'eauqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Seaux à glaceqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 90
Badges nominatifsqté 90
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Panneaux d’affichageqté 4
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 90

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lanternes d’ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Pils - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Verres à bière - 100 pièces
- Glaçons - 20 kilos
- Ciabatta - 15 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini wraps - 120 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Pesto - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Falafel - 3 kilos
- Légumes grillés - 3 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Avocats - 2 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Fraises - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Noix - 1 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 4 bocaux
- Tomates séchées - 4 bocaux
- Tapenade - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce sweet chili - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Beurre - 1 kilo
- Crackers au fromage frais - 8 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Brochettes de légumes - 100 pièces
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Mini samosas - 100 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Chocolat noir - 1 kilo
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Gants jetables - 2 boîtes
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres de boisson par personne pour la première heure, puis 1 verre par personne et par heure supplémentaire. Gardez une réserve séparée pour les intervenants et l’équipe d’organisation.
Comptez au minimum une tasse à café, un verre à eau, une assiette et un jeu de couverts par participant pour chaque service. Ajoutez 10 % de vaisselle si le lavage ou le remplacement n’est pas prévu entre les pauses.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI et le cliqueur au moins 24 heures avant la conférence. Prévoyez aussi une rallonge et une multiprise de rechange : elles manquent souvent au moment d’installer la technique.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et remplissez les glacières juste avant l’accueil. Pour le café, préparez au moins un thermos par pause et vérifiez que les pichets peuvent être remplis rapidement.
Préparez les plateaux, les pinces de service, les planches à découper et le couteau de chef avant le début de la pause. Les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions doivent être vérifiés une dernière fois le jour précédent, pas au moment de servir.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence réseau ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants, l’équipe et les remplacements.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour une conférence ?: Comptez une tasse à café, un verre à eau, une assiette et des couverts par personne et par service. Si la vaisselle n’est pas lavée pendant l’événement, prévoyez 10 à 20 % de pièces supplémentaires.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant la conférence, avec le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les microphones et les haut-parleurs. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’ouverture.
Quand mettre les boissons au frais pour une conférence ?: Mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’accueil si elles sont à température ambiante. Remplissez les glacières juste avant l’arrivée des participants et gardez une réserve facilement accessible pendant les pauses.

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