Qué necesitas para una conferencia de networking
Organizar una conferencia de networking requiere algo más que sillas y café. Necesitas preparar la zona de registro, identificar a los asistentes, facilitar las presentaciones y mantener bebidas y aperitivos disponibles durante varias horas. Esta lista reúne el material y las compras del plan, desde proyectores y micrófonos hasta tazas, vasos, jarras y neveras portátiles. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para evitar quedarte corto.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 10
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cucharonescant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Cubos de hielocant. 4
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 90
- Pancartas con nombrescant. 90
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles de rutacant. 8
- Tableros de corchocant. 4
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 90
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Faroles de ambientecant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Cacao en polvo - 1 paquete
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Pils - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Vasos de cerveza - 100 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Ciabatta - 15 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Miniwraps - 120 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Pesto - 6 tarros
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Falafel - 3 kilo
- Verduras a la parrilla - 3 kilos
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Aguacates - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 5 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Fresas - 3 kilos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Nueces - 1 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Aceitunas - 2 kilos
- Pepinillos - 4 tarros
- Tomates secos - 4 tarros
- Tapenade - 6 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa sweet chili - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Ajo en polvo - 1 bote
- Mantequilla - 1 kilo
- Crackers con queso crema - 8 paquetes
- Miniquiches - 120 unidades
- Brochetas de verduras - 100 unidades
- Brochetas de pollo - 100 unidades
- Mini samosas - 100 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 piezas
- Chocolate puro - 1 kilo
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 150 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Guantes desechables - 2 cajas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
Consejos
- Compra o reserva un 10 % más de tarjetas con nombres, acreditaciones y copias del programa que el número de inscritos. Siempre aparecen acompañantes, cambios de última hora o nombres que deben reimprimirse.
- Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y una o dos por cada hora adicional. Enfría parte de las bebidas con antelación y reserva neveras portátiles para mantenerlas disponibles durante el evento.
- Prepara al menos un vaso y una taza por asistente previsto, más un 10 % adicional. Las jarras de agua y café deben poder rellenarse sin interrumpir las conversaciones ni las ponencias.
- Comprueba la técnica entre 24 y 48 horas antes: portátil de presentación, proyector, pantalla, cables HDMI, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y regletas. Lleva cables alargadores de repuesto para evitar depender de una sola toma.
- Separa los aperitivos por necesidades dietéticas y etiqueta cada bandeja antes de abrir el servicio. Usa tablas de cortar y un cuchillo de chef exclusivos para la preparación, y confirma las preferencias alimentarias al cerrar las inscripciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas bebidas necesito para una conferencia de networking?
- Calcula entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora y una o dos por cada hora adicional. Añade aproximadamente un 10 % de margen, especialmente si habrá recepción o conversaciones de pie.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y las tarjetas con nombres?
- Imprime la lista definitiva, las acreditaciones y las tarjetas entre 24 y 48 horas antes del evento, cuando las inscripciones estén comprobadas. Prepara un 10 % adicional para cambios y registros en el mismo día.
- ¿Qué material técnico debo comprobar antes de la conferencia?
- Prueba el portátil de presentación, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas entre 24 y 48 horas antes. Lleva al menos un cable HDMI y una regleta de repuesto.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para cada asistente?
- Prepara una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona, más un 10 % adicional. Si el networking dura varias horas, calcula vasos y tazas extra para que no tengas que lavarlos durante el programa.
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