Que faut-il prévoir pour une conférence fournisseurs ?

Pour une conférence fournisseurs, les achats ne se limitent pas au café et à l’eau. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, les pauses, le déjeuner éventuel, la vaisselle et les consommables qui disparaissent vite sur place. Comptez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les boissons, les gobelets et les portions. Cette liste vous aide à contrôler les achats et le matériel avant l’installation de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réceptionqté 2
Table de buffetqté 6
Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 12
Pupitre
Éléments de podiumqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Hotspot Wi-Fi

Décoration

Nappesqté 18
Drapé de scène
Bannières logoqté 4
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 12
Porte-nomsqté 90
Panneaux indicateursqté 10
Pupitres de programmeqté 6
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 12 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière - 5 casiers
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Mini-croissants - 100 pièces
- Mini pains aux raisins - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Tranches de jambon - 2 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Pain sans gluten - 2 pains
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombre - 15 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 12 pièces
- Olives - 3 bocaux
- Tomates séchées au soleil - 2 bocaux
- Filet de poulet - 5 kilo
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Burgers vegan - 15 pièces
- Petits pains à hamburger - 100 pièces
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de concombre - 4 kilo
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Légumes grillés - 6 kilo
- Riz - 5 kilos
- Pâtes - 4 kilos
- Sauce tomate - 6 pots
- Pesto vert - 4 pots
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce barbecue - 2 bouteilles
- Vinaigrette - 3 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Flocons de piment - 1 pot
- Parmesan - 1 kilo
- Fromage râpé - 2 kilo
- Fruits frais - 12 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Mini-muffins - 100 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Serviettes - 400 pièces
- Gobelets à café en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez au moins une bouteille d’eau par intervenant pour les présentations.
Pour une pause café, comptez 1 tasse par personne et prévoyez 10 % de pièces en plus. Les cuillères à café, le sucre, le lait et les serviettes sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès la première pause.
Basez la vaisselle sur le nombre confirmé de participants, avec une marge de 10 % : assiettes, couverts, verres à eau et tasses à café. Si un déjeuner ou un buffet est prévu, vérifiez aussi les cuillères et pinces de service.
Regroupez le matériel de présentation avant le transport : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câbles HDMI, adaptateurs USB-C et rallonges. Testez chaque connexion au moins la veille, surtout si plusieurs intervenants utilisent leur propre ordinateur.
Préparez l’accueil avec les badges imprimés, la liste des participants et les indications d’accès. Installez les poubelles près du buffet et de la sortie ; une poubelle pour 25 à 30 personnes est un bon repère pour éviter les débordements.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir par personne pour une conférence fournisseurs ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les participants non prévus et les intervenants.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter pour une conférence ?: Comptez une pièce par participant et par usage, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 50 personnes, prévoyez donc environ 55 assiettes, verres, couverts et tasses selon le programme du buffet et des pauses.
Quand faut-il commander le traiteur et les boissons ?: Passez la commande du traiteur au plus tard 7 jours avant la conférence, après avoir confirmé les inscriptions et les besoins alimentaires. Achetez ou faites livrer les boissons 1 à 2 jours avant afin de pouvoir les refroidir.
Que faut-il vérifier la veille pour les présentations ?: Testez au moins 24 heures avant le début le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs et chaque câble. Gardez aussi un adaptateur USB-C, une rallonge et une batterie externe de secours sur place.

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