Lista de compras para una conferencia de proveedores
Una conferencia de proveedores necesita más que mesas y sillas: hay que preparar el registro, las presentaciones y el servicio de comidas sin interrupciones. Esta lista reúne el material previsto para la sala, el bufé, la recepción y la parte técnica. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma el pedido de catering con antelación. Los adaptadores, los cables y las baterías externas suelen olvidarse hasta el momento de montar el equipo.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepcióncant. 2
- Mesa del bufécant. 6
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Taburetescant. 12
- Atril
- Piezas de escenariocant. 4
- Percherocant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharillas de cafécant. 100
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Punto de acceso Wi-Fi
Decoración
- Mantelescant. 18
- Telón de escenario
- Banners con el logocant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Portanombrescant. 90
- Carteles direccionalescant. 10
- Atriles para programascant. 6
- Masilla adhesivacant. 4
- Cinta de pintorcant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de servircant. 8
- Portaetiquetascant. 20
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Pinzas de cocinacant. 8
- Guantes de hornocant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Paños de microfibracant. 12
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Cubetas para lavarcant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Tónica - 4 botellas
- Cerveza - 5 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Mini croissants - 100 unidades
- Mini bollos de pasas - 80 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 2 kilo
- Lonchas de jamón - 2 kilos
- Hummus - 1,5 kilo
- Pan integral - 8 panes
- Pan de molde blanco - 6 panes
- Pan sin gluten - 2 panes
- Mini sándwiches - 120 unidades
- Wraps - 80 unidades
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Pepino - 15 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Rúcula - 6 bolsas
- Pimientos - 12 unidades
- Aceitunas - 3 tarros
- Tomates secos al sol - 2 tarros
- Pechuga de pollo - 5 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Hamburguesas veganas - 15 unidades
- Panecillos de hamburguesa - 100 unidades
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Ensalada de pepino - 4 kilos
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de patata - 6 kilos
- Verduras a la parrilla - 6 kilos
- Arroz - 5 kilos
- Pasta - 4 kilos
- Salsa de tomate - 6 tarros
- Pesto verde - 4 tarros
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Salsa barbacoa - 2 botellas
- Vinagreta - 3 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Ajo en polvo - 1 bote
- Copos de chile - 1 bote
- Queso parmesano - 1 kilo
- Queso rallado - 2 kilos
- Fruta fresca - 12 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 5 kilos
- Mini muffins - 100 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Servilletas - 400 unidades
- Vasos de papel para café - 150 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de mano - 12 paquetes
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Esponjas - 12 unidades
Consejos
- Prepara el material de recepción al menos 2 días antes: mesa, lista de participantes y etiquetas con nombres deben estar juntos para no buscar piezas durante las inscripciones.
- Para una jornada con café y comida, cuenta una taza de café, un vaso de agua y la vajilla necesaria por persona, más un 10 % de reserva. Encarga las cantidades definitivas después de confirmar las inscripciones.
- Comprueba el equipo de presentación 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI y adaptadores USB-C. Lleva al menos 2 cables alargadores y varias regletas según la distribución de la sala.
- Enfría las bebidas la víspera y transporta las copas, vasos, platos y cubiertos en cajas separadas. Así puedes revisar rápidamente si falta algo antes de montar el bufé.
- Haz una prueba de sonido antes de que lleguen los proveedores: micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y mesa de mezclas deben estar conectados y probados con el programa final.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una conferencia de proveedores?
- Calcula un juego completo por participante y añade un 10 % de reserva. Para una conferencia de 50 personas, prepara al menos 55 unidades de cada pieza que se use durante el servicio, además de cucharones y pinzas para el bufé.
- ¿Cuándo debo encargar el catering para una conferencia?
- Haz el pedido inicial al menos 7 días antes y confirma las cantidades finales cuando cierres las inscripciones, idealmente entre 48 y 72 horas antes. Incluye las preferencias dietéticas recogidas de los asistentes.
- ¿Qué equipo técnico necesito para las presentaciones?
- Prepara un proyector, una pantalla, un portátil, micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y una mesa de mezclas. Comprueba todo 24 horas antes y lleva cables HDMI, adaptadores USB-C, alargadores, regletas y baterías externas de repuesto.
- ¿Cuándo debo enfriar las bebidas y llevar el material al lugar?
- Enfría las bebidas la víspera si tienes espacio suficiente y transporta todo el material el mismo día con al menos 2 horas de margen. Ese tiempo permite marcar la distribución, montar las mesas y colocar las sillas antes de la recepción.
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