Que faut-il prévoir pour une conférence-déjeuner ?

Une conférence-déjeuner combine un accueil structuré, une présentation et un repas servi à l’heure. Cette liste vous aide à acheter ou emprunter le nécessaire, de la vaisselle aux équipements audiovisuels. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, en ajoutant une petite marge pour les imprévus. Les besoins alimentaires et le déroulé du déjeuner doivent être confirmés avant de passer la commande au traiteur.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Table de prise de parole

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Flyers du programmeqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses
- Petits pains blancs et bruns - 60 pièces
- Wraps complets - 30 pièces
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilogram
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 500 grammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 500 grammes
- Poivrons - 8 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Yaourt - 5 litres
- Muesli - 1 kilogramme
- Citrons - 10 pièces
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Mayonnaise - 1 pot
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 1 kilogramme
- Olives - 1 kilogramme
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons de nettoyage - 12 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée de la conférence. Refroidissez-les avant l’arrivée des participants et gardez une réserve dans les glacières.
Comptez une assiette, un verre à eau, une fourchette, un couteau et une cuillère à café par participant, avec 5 à 10 % de pièces supplémentaires. Cette marge évite de manquer de vaisselle en cas de perte ou de changement de dernière minute.
Pour le café et le thé, préparez une machine à café, des bouilloires et des thermos avant l’ouverture. Installez aussi les tasses et les cuillères à café sur un espace séparé afin d’éviter une file au moment de l’accueil.
Le matériel de présentation est souvent vérifié trop tard : testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro sans fil et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début.
Prévoyez une table d’inscription, des badges nominatifs et plusieurs stylos dès l’ouverture du lieu. Placez les badges par ordre alphabétique si les inscriptions sont nombreuses, pour réduire le temps d’attente.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une conférence-déjeuner ?: Prévoyez au minimum un verre à eau par personne et environ 10 % de réserve. Ajoutez des verres à vin uniquement si le déjeuner en prévoit, avec une marge équivalente.
Quand commander le déjeuner pour une conférence ?: Confirmez les besoins alimentaires et le nombre d’inscrits avant de commander. Faites la commande au moins 3 à 5 jours à l’avance, ou plus tôt si le traiteur demande une réservation anticipée.
Combien de temps faut-il pour installer le matériel de conférence ?: Réservez au moins 60 minutes pour installer les tables, les chaises et la technique. Gardez 30 minutes supplémentaires pour tester les branchements, le son et la présentation.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez une table d’inscription, des badges nominatifs et au moins un stylo pour deux participants attendus. Prévoyez aussi une marge de 10 % en badges pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.

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