Que faut-il acheter pour organiser une conférence ?

Pour une conférence, les oublis se concentrent rarement sur les grandes installations : ce sont plutôt les adaptateurs, les rallonges, les badges ou les consommables qui manquent le jour J. Cette liste vous aide à réunir le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les fournitures d’accueil. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une petite marge pour les verres, les tasses et les assiettes. Les achats alimentaires peuvent être finalisés après la confirmation des besoins particuliers.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table d’accueil

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphone
Haut-parleurqté 2
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Pichet à laitqté 3
Sucrierqté 3
Planche à découperqté 2
Couteau à painqté 2
Pince de serviceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Flyers du programmeqté 70
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 4
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 2 briques
- Jus d'orange - 2 packs
- Citrons - 6 pièces
- Sandwichs au fromage - 20 pièces
- Sandwichs au jambon - 15 pièces
- Sandwichs garnis végétariens - 15 pièces
- Petits pains sans gluten - 4 pièces
- Beurre doux - 2 barquettes
- Fromage jeune - 1 kilo
- Houmous - 3 barquettes
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 1 kilo
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Crackers salés - 4 paquets
- Noix mélangées - 2 sacs
- Raisins secs - 2 sacs
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-muffins - 60 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Serviettes en papier - 4 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un stylo par participant confirmé, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute ou les badges abîmés.
Pour la projection, réunissez l’ordinateur portable, le câble HDMI, l’adaptateur adapté et un cliqueur au moins 24 heures avant. Testez chaque présentation avec le projecteur et l’écran utilisés sur place.
Comptez une tasse et un verre par personne, puis ajoutez environ 10 % de marge. Les cuillères à café, les assiettes et les plateaux de service sont souvent oubliés lorsque le café, le thé et les sandwichs sont préparés dans plusieurs espaces.
Prévoyez au moins une rallonge électrique et une multiprise pour chaque zone technique qui n’est pas proche d’une prise. Vérifiez leur longueur avant l’installation, surtout si le projecteur et le son sont éloignés de la table de prise de parole.
Achetez les boissons et les aliments après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 3 à 5 jours avant la conférence. Gardez du café, du thé, du lait et du sucre en quantité suffisante pour toute la pause, pas seulement pour l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une conférence ?: Prévoyez un badge par participant confirmé, puis 5 à 10 % supplémentaires. Pour 80 inscrits, cela représente 84 à 88 badges, afin de couvrir les erreurs d’impression et les arrivées non prévues.
Quand acheter les aliments pour une conférence ?: Faites les achats alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement, une fois les besoins alimentaires recueillis. Achetez les produits frais la veille si leur conservation l’exige.
Quel matériel prévoir pour une présentation avec vidéoprojecteur ?: Il faut au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un câble HDMI et l’adaptateur correspondant. Ajoutez un cliqueur, une rallonge et une multiprise, puis effectuez un test technique au moins 24 heures avant.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez au minimum un verre et une tasse par personne, avec une marge de 10 %. Pour 50 participants, prévoyez donc environ 55 verres et 55 tasses, davantage si plusieurs pauses sont prévues.

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