Was du für einen Vortrag brauchst
Für einen Vortrag brauchst du mehr als Laptop und Beamer. Plane Getränke und belegte Brötchen passend zur Teilnehmerzahl, dazu Geschirr, Namensschilder und funktionierende Technik. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, Verlängerungskabel oder ein zweites Mikrofon – und genau das fällt erst beim Aufbau auf. Diese Einkaufsliste bündelt die benötigten Dinge, damit Empfang, Präsentation und Pause ohne improvisierte Besorgungen funktionieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- Empfangstisch
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- SteckdosenleisteAnz. 3
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskanneAnz. 4
- MilchkanneAnz. 3
- ZuckerdoseAnz. 3
- SchneidebrettAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangeAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 20
- ProgrammflyerAnz. 70
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 3 Flaschen
- Cola Zero - 3 Flaschen
- Sinas - 2 Flaschen
- Apfelsaft - 2 Packungen
- Orangensaft - 2 Packungen
- Zitronen - 6 Stück
- Belegte Käsebrötchen - 20 Stück
- Belegte Brötchen mit Schinken - 15 Stück
- Belegte Brötchen vegetarisch - 15 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 4 Stück
- Butter - 2 Becher
- Junger Käse - 1 Kilo
- Hummus - 3 Becher
- Gurke - 4 Stück
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Salzige Cracker - 4 Packungen
- Gemischte Nüsse - 2 Beutel
- Rosinen - 2 Säcke
- Kekse - 6 Packungen
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Handseife - 2 Flaschen
- Papierservietten - 4 Packungen
Tipps
- Rechne für das erste Vortragsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person: etwa Kaffee oder Tee plus Wasser. Stelle zusätzlich Milch, Zucker und ausreichend Gläser oder Tassen bereit.
- Plane bei belegten Brötchen etwa 1,5 bis 2 Stück pro Person ein. Bei einem längeren Vortrag oder einer Pause zur Mittagszeit sind zwei Stück pro Person die sicherere Menge.
- Prüfe die Verbindung zwischen Laptop und Projektor spätestens am Vortag. Lege neben dem passenden HDMI-Kabel mindestens einen HDMI-Adapter, eine Verlängerung und eine Steckdosenleiste bereit.
- Bereite Namensschilder und Stifte vor dem Einlass vor. Drucke die Teilnehmerliste ebenfalls vorher aus, statt sie erst am Empfang vom Laptop abzuschreiben.
- Lade Laptop, Präsentationsklicker und Mikrofon am Vorabend vollständig auf. Teste Bild, Ton und Präsentationsdateien mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste im Saal.
Häufige Fragen
- Wie viele belegte Brötchen brauche ich für einen Vortrag?
- Plane 1,5 bis 2 belegte Brötchen pro angemeldeter Person ein. Bei einem Vortrag über drei Stunden oder einer Mittagszeit solltest du mit 2 Stück pro Person rechnen.
- Wie viel Kaffee brauche ich für einen Vortrag?
- Rechne mit etwa 0,3 bis 0,5 Litern Kaffee pro Person, abhängig von der Dauer und davon, ob zusätzlich Tee und Wasser angeboten werden. Für eine zweistündige Veranstaltung sind rund 0,4 Liter pro Person ein guter Richtwert.
- Welche Technik brauche ich für einen Vortrag?
- Mindestens Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, passenden HDMI-Adapter, Verlängerungskabel und Steckdosenleiste. Plane außerdem Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker ein, wenn der Raum größer ist oder mehr als etwa 30 Personen erwartet werden.
- Wann sollte ich die Technik für den Vortrag testen?
- Teste Präsentationsdateien, Bildübertragung und Ton spätestens 30 Minuten vor dem Einlass. Bei einer unbekannten Location solltest du den vollständigen Aufbau bereits am Vortag prüfen oder mindestens 60 Minuten zusätzliche Aufbauzeit einplanen.
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