Que faut-il acheter pour une collecte de fonds ?

Une collecte de fonds demande surtout du matériel pour accueillir les participants, servir les encas et recevoir les dons sans erreur. Prévoyez la vaisselle, les boissons, les équipements de paiement et les supports qui expliquent clairement les prix et la destination des bénéfices. Les besoins alimentaires, la monnaie et le refroidissement des boissons sont souvent réglés trop tard. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le stock réutilisable avant le jour de l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 8
Caissesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 80
Tassesqté 40
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 12

Décoration

Banderolesqté 3
Décoration de tableqté 8
Cadres photoqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 2

Catering

Boîtes à donsqté 3
Tiroirs-caissesqté 2
Listes de prixqté 6
Badges nominatifsqté 40
Bacs à monnaieqté 4
Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Glaçons - 10 kilos
- Sandwichs - 80 pièces
- Beurre doux - 2 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon - 1,5 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Œufs - 60 pièces
- Farine - 5 kilos
- Sucre cristallisé - 3 kilos
- Levure chimique - 4 sachets
- Sucre vanillé - 4 sachets
- Cannelle - 2 pots
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Chocolat noir - 1 kilo
- Pommes - 4 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un gobelet, une assiette et un jeu de couverts par participant inscrit, puis ajoutez 10 % de réserve pour les invités de dernière minute et la vaisselle inutilisable.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance dans les glacières avec les pains de glace. Pour une réception de deux heures, comptez environ 2 à 3 boissons par personne.
Testez chaque terminal de paiement au plus tard la veille et gardez un téléphone chargé à proximité. Préparez aussi de la monnaie en petites coupures si les dons ou les ventes se font en espèces.
Étiquetez les encas avec les allergènes avant leur mise en place. Utilisez des planches et des couteaux propres pour éviter de mélanger les préparations alimentaires.
Imprimez les informations sur les dons, les prix et les instructions de paiement en plusieurs exemplaires. Placez-les près des caisses et des boîtes de dons, pas uniquement à l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une collecte de fonds ?: Prévoyez un gobelet par participant et ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente 55 gobelets réutilisables, afin de couvrir les oublis et les échanges pendant l’événement.
Quelle quantité de boissons acheter pour une collecte ?: Pour un événement de deux heures, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, selon la saison et le type de public. Pour 50 participants, prévoyez donc 100 à 150 boissons, puis gardez-les au frais dans les glacières.
Quand tester le terminal de paiement pour les dons ?: Testez le terminal au plus tard la veille, avec une transaction réelle ou un mode de test vérifié. Rechargez également les téléphones et prévoyez une solution de secours en espèces.
Combien d’exemplaires des informations de paiement imprimer ?: Imprimez au minimum deux exemplaires par point de paiement et ajoutez une copie pour l’entrée. Pour trois caisses, prévoyez donc 7 exemplaires afin de remplacer rapidement une feuille perdue ou tachée.

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